Elektronická fakturácia 2027: 6 mýtov, ktoré vám môžu skomplikovať prechod na e-faktúru

Elektronická fakturácia 2027 sa blíži a spolu s ňou aj množstvo otázok. Týka sa povinná e-fakturácia aj malých podnikateľov? Bude ešte stačiť PDF faktúra odoslaná e-mailom? Stačí, ak sa o všetko postará účtovník? A čo ak firma začneme prípravu riešiť až tesne pred 1. januárom 2027?

Okolo povinnej elektronickej fakturácie vzniká množstvo mýtov a nesprávnych predstáv. Niektoré firmy si myslia, že sa ich zmena vôbec netýka. Iné predpokladajú, že všetko vyrieši ich účtovník alebo že stačí kúpiť jeden nový nástroj.

Realita je však trochu komplexnejšia. E-faktúra 2027 nie je iba nový formát dokumentu. Pre mnohé firmy znamená zmenu procesov, systémov, zodpovedností aj spôsobu, akým faktúry vznikajú, odosielajú sa a spracúvajú.

Mýtus č. 1: „Som malý podnikateľ. Elektronická fakturácia 2027 sa ma netýka.“

Toto je jedna z najčastejších predstáv. Mnohí podnikatelia si myslia, že ak nie sú platiteľmi DPH alebo vystavujú len niekoľko faktúr mesačne, povinná e-fakturácia ich obíde.

V skutočnosti sa zmena môže týkať oveľa širšieho okruhu podnikateľov. Nejde len o veľké firmy a platiteľov DPH. Relevantná môže byť aj pre podnikateľov, ktorí napríklad prenajímajú nehnuteľnosti, podnikajú so svojím majetkom alebo podávajú daňové priznanie a majú pridelené DIČ.

Pre menšie firmy nemusí ísť o komplikovaný projekt. Dôležité je mať zabezpečené vhodné riešenie na prijímanie elektronických faktúr – teda takzvaného digitálneho poštára – a nástroj, v ktorom bude možné faktúry načítať, zobraziť a uložiť.

Mýtus č. 2: „PDF faktúra e-mailom je predsa elektronická faktúra. Prečo by nestačila?“

Táto otázka zaznieva veľmi často. Veď PDF je elektronický dokument, tak prečo by sa mal spôsob fakturácie meniť?

Rozdiel je v tom, že elektronická fakturácia 2027 nie je postavená iba na vizuálnom dokumente určenom na čítanie človekom. Kľúčovú úlohu bude mať štruktúrovaný elektronický formát, napríklad XML, ktorý dokážu systémy automaticky spracovať.

To prináša veľkú zmenu najmä pre účtovníctvo a ekonomické oddelenia. Údaje ako dodávateľ, odberateľ, položky, merné jednotky či spôsob platby môžu byť v jednotnom formáte.

Výsledkom môže byť menej manuálneho prepisovania, menej chýb a menšia závislosť od OCR riešení. E-faktúra 2027 tak nemusí znamenať iba ďalšiu povinnosť. Pri správnom nastavení môže byť začiatkom výraznej automatizácie.

Zároveň však neplatí, že PDF úplne zmizne zo sveta. Pri určitých typoch transakcií, napríklad pri B2C komunikácii alebo fakturácii mimo Slovenskej republiky, môže byť naďalej potrebný formát vhodný na čítanie človekom.

Mýtus č. 3: „E-faktúru nemusím riešiť. Veď mám účtovníka.“

Účtovník môže byť dôležitým partnerom pri príprave na elektronickú fakturáciu. Nie je však možné úplne preniesť zodpovednosť za firmu na účtovníka.

V prípade kontroly je zodpovedným subjektom podnikateľ alebo právnická osoba. Účtovník môže mať na starosti spracovanie dokladov, no firma musí mať nastavené procesy tak, aby boli faktúry správne vystavené, prijaté, spracované a archivované.

Elektronické faktúry bude potrebné bezpečne uchovávať tak, aby boli dostupné aj v budúcnosti. Zároveň je dôležité vedieť, kto vo firme faktúry vystavuje, kto ich schvaľuje a kto zabezpečuje ich odoslanie.

Elektronická fakturácia preto nie je iba téma pre účtovníctvo. Týka sa všetkých ľudí v procese – od osoby, ktorá dodanie služby alebo tovaru eviduje, cez schvaľovateľov až po ekonomické oddelenie.

Mýtus č. 4: „Do januára 2027 mám ešte veľa času.“

Pri malej firme môže byť príprava relatívne jednoduchá. Ak však máte komplexné dodávateľsko-odberateľské vzťahy, veľké množstvo faktúr, viacero systémov alebo zložité schvaľovacie procesy, situácia je úplne iná.

Treba preveriť nielen samotný fakturačný systém. Príprava na povinnú e-fakturáciu môže zasiahnuť aj ERP systém, účtovníctvo, číselníky, interné schvaľovanie, procesy prijímania dokladov a komunikáciu s obchodnými partnermi.

Pri fakturácii treba zároveň myslieť na zákonné lehoty. Ak sa vo firme faktúra najprv schvaľuje, kontroluje a čaká na podpis štatutára, každý krok môže ovplyvniť, či sa podarí faktúru vystaviť včas.

Preto môže byť pilotná prevádzka a testovanie s kľúčovými dodávateľmi alebo odberateľmi veľmi užitočné. Firma si môže vyskúšať, ako bude elektronická výmena dokladov fungovať ešte pred ostrým prechodom.

Riešte prechod na e-faktúru včas a vyhnite sa decembrovej panike. Kapacity konzultantov zabezpečujúcich prechod sú obmedzené.

Mýtus č. 5: „Po odoslaní faktúry ju jednoducho opravím.“

Elektronická fakturácia prináša aj zmenu v tom, ako sa pracuje s chybami na vystavených dokladoch.

Ak je faktúra odoslaná do siete, nie je možné s jej hodnotami pracovať rovnako ako s dokumentom, ktorý zostal iba v internom systéme. Pri významných chybách môže byť potrebné pôvodný doklad stornovať a vystaviť nový.

To znamená, že správnosť údajov pred odoslaním bude ešte dôležitejšia. Firma musí mať jasne nastavené, kto faktúru kontroluje a kto ju môže schváliť.

Mýtus č. 6: „E-fakturácia bude len ďalší náklad.“

Ak sa na elektronickú fakturáciu pozeráme iba ako na povinnosť, samozrejme môže pôsobiť ako ďalší náklad.

Pri správnom nastavení však môže priniesť úplne opačný efekt. Štruktúrované dáta umožňujú lepšie prepájať faktúry s objednávkami, žiadankami a ďalšími podnikovými procesmi. 

Ekonomické oddelenie tak nemusí tráviť čas manuálnym prepisovaním údajov z faktúr. Väčšia časť práce sa môže automatizovať a ľudia sa môžu venovať kontrole, analýze a riadeniu financií.

Stačí kúpiť jeden nástroj? Nie vždy.

Jedna z častých predstáv je, že príprava na elektronickú fakturáciu 2027 znamená jednoducho kúpiť jeden nový nástroj.

V skutočnosti je potrebné prihliadať na celý proces. Firma môže potrebovať riešenie na elektronický prenos faktúr, no zároveň musí preveriť aj svoj existujúci fakturačný alebo podnikový systém.

Aké otázky by ste si určite mali položiť?

• Dokáže váš systém vytvoriť elektronickú faktúru v požadovanom formáte?
• Dokáže prijatú e-faktúru načítať a spracovať?
• Je možné systém prepojiť s digitálnym poštárom?
• Sú vaše údaje o zákazníkoch a dodávateľoch správne?
• Máte nastavené interné procesy schvaľovania?
• Viete, kto bude vo firme za celý proces zodpovedný?

Čo by mala firma urobiť ako prvý krok?

Najlepším začiatkom nie je okamžite kupovať nový systém. Prvým krokom je zmapovať súčasný stav.

Elektronická fakturácia 2027 nemusí byť chaos

Pre malého podnikateľa môže byť prechod na elektronickú fakturáciu relatívne jednoduchý. Pre stredné a väčšie firmy však môže ísť o komplexnú zmenu, ktorá sa dotkne viacerých oddelení.

Dôležité je nezačať riešiť iba samotnú faktúru. Treba sa pozrieť na celý proces – od vzniku objednávky alebo dodania služby, cez schvaľovanie a vystavenie dokladu až po jeho elektronické odoslanie, prijatie, spracovanie a archiváciu.

Ak začnete včas, môžete si celý proces nielen splniť, ale zároveň ho aj zjednodušiť a automatizovať. Krajiny, ktoré už na elektronickú fakturáciu prešli, udávajú až 50-percentnú úsporu času stráveného fakturáciou.