Elektronická fakturace 2027: 6 mýtů, které vám mohou zkomplikovat přechod na e-fakturu

Elektronická fakturace 2027 se blíží a spolu s ní i spousta otázek. Týká se povinná e-fakturace i malých podnikatelů? Bude ještě stačit PDF faktura odeslaná e-mailem? Stačí, když se o všechno postará účetní? A co když firma začne přípravu řešit až těsně před 1. lednem 2027?

Okolo povinné elektronické fakturace vzniká řada mýtů a nesprávných představ. Některé firmy si myslí, že se jich změna vůbec netýká. Jiné předpokládají, že všechno vyřeší jejich účetní nebo že stačí koupit jeden nový nástroj.

Realita je však poněkud komplexnější. E-faktura 2027 není jen nový formát dokumentu. Pro mnohé firmy znamená změnu procesů, systémů, odpovědností i způsobu, jakým faktury vznikají, odesílají se a zpracovávají.

Mýtus č. 1: „Jsem malý podnikatel. Elektronická fakturace 2027 se mě netýká.“

Toto je jedna z nejčastějších představ. Mnozí podnikatelé si myslí, že pokud nejsou plátci DPH nebo vystavují jen několik faktur měsíčně, povinná e-fakturace je obteče.

Ve skutečnosti se změna může týkat mnohem širšího okruhu podnikatelů. Nejde jen o velké firmy a plátce DPH. Relevantní může být i pro podnikatele, kteří například pronajímají nemovitosti, podnikají se svým majetkem nebo podávají daňové přiznání a mají přidělené DIČ.

Pro menší firmy nemusí jít o komplikovaný projekt. Důležité je mít zabezpečené vhodné řešení pro přijímání elektronických faktur – tedy takzvaného digitálního poštára – a nástroj, ve kterém bude možné faktury načíst, zobrazit a uložit.

Mýtus č. 2: „PDF faktura e-mailem je přece elektronická faktura. Proč by nestačila?“

Tato otázka zaznívá velmi často. Vždyť PDF je elektronický dokument, tak proč by se měl způsob fakturace měnit?

Rozdíl je v tom, že elektronická fakturace 2027 není postavená jen na vizuálním dokumentu určeném ke čtení člověkem. Klíčovou roli bude mít strukturovaný elektronický formát, například XML, který dokážou systémy automaticky zpracovat.

To přináší velkou změnu zejména pro účetnictví a ekonomická oddělení. Údaje jako dodavatel, odběratel, položky, měrné jednotky či způsob platby mohou být v jednotném formátu.

Výsledkem může být méně manuálního přepisování, méně chyb a menší závislost na OCR řešeních. E-faktura 2027 tak nemusí znamenat jen další povinnost. Při správném nastavení může být začátkem výrazné automatizace.

Zároveň však neplatí, že PDF úplně zmizí ze světa. Při určitých typech transakcí, například při B2C komunikaci nebo fakturaci mimo Slovenskou republiku, může být nadále potřebný formát vhodný pro čtení člověkem.

Mýtus č. 3: „E-fakturu nemusím řešit. Vždyť mám účetního.“

Účetní může být důležitým partnerem při přípravě na elektronickou fakturaci. Není však možné zcela přenést odpovědnost za firmu na účetního.

V případě kontroly je odpovědným subjektem podnikatel nebo právnická osoba. Účetní může mít na starosti zpracování dokladů, ale firma musí mít nastavené procesy tak, aby byly faktury správně vystaveny, přijaty, zpracovány a archivovány.

Elektronické faktury bude nutné bezpečně uchovávat tak, aby byly dostupné i v budoucnu. Zároveň je důležité vědět, kdo ve firmě faktury vystavuje, kdo je schvaluje a kdo zajišťuje jejich odeslání.

Elektronická fakturace proto není jen téma pro účetnictví. Týká se všech lidí v procesu – od osoby, která dodání služby nebo zboží eviduje, přes schvalovatele až po ekonomické oddělení.

Mýtus č. 4: „Do ledna 2027 mám ještě spoustu času.“

U malé firmy může být příprava relativně jednoduchá. Pokud však máte komplexní dodavatelsko-odběratelské vztahy, velké množství faktur, více systémů nebo složité schvalovací procesy, situace je zcela jiná.

Je třeba prověřit nejen samotný fakturační systém. Příprava na povinnou e-fakturaci může zasáhnout i ERP systém, účetnictví, číselníky, interní schvalování, procesy přijímání dokladů a komunikaci s obchodními partnery.

Při fakturaci je třeba zároveň myslet na zákonné lhůty. Pokud se ve firmě faktura nejprve schvaluje, kontroluje a čeká na podpis statutára, každý krok může ovlivnit, zda se podaří fakturu vystavit včas.

Proto může být pilotní provoz a testování s klíčovými dodavateli nebo odběrateli velmi užitečné. Firma si může vyzkoušet, jak bude elektronická výměna dokladů fungovat ještě před ostrým přechodem.

Řešte přechod na e-fakturu včas a vyhněte se prosincové panice. Kapacity konzultantů zajišťujících přechod jsou omezené.

Mýtus č. 5: „Po odeslání faktury ji jednoduše opravím.“

Elektronická fakturace přináší i změnu v tom, jak se pracuje s chybami na vystavených dokladech.

Pokud je faktura odeslána do sítě, není možné s jejími hodnotami pracovat stejně jako s dokumentem, který zůstal jen v interním systému. Při významných chybách může být nutné původní doklad stornovat a vystavit nový.

To znamená, že správnost údajů před odesláním bude ještě důležitější. Firma musí mít jasně nastaveno, kdo fakturu kontroluje a kdo ji může schválit.

Mýtus č. 6: „E-fakturace bude jen další náklad.“

Pokud se na elektronickou fakturaci díváme jen jako na povinnost, samozřejmě může působit jako další náklad.

Při správném nastavení však může přinést zcela opačný efekt. Strukturovaná data umožňují lépe propojovat faktury s objednávkami, žádankami a dalšími podnikovými procesy. 

Ekonomické oddělení tak nemusí trávit čas manuálním přepisováním údajů z faktur. Větší část práce se může automatizovat a lidé se mohou věnovat kontrole, analýze a řízení financí.

Stačí koupit jeden nástroj? Ne vždy.

Jedna z častých představ je, že příprava na elektronickou fakturaci 2027 znamená jednoduše koupit jeden nový nástroj.

Ve skutečnosti je třeba přihlížet k celému procesu. Firma může potřebovat řešení pro elektronický přenos faktur, ale zároveň musí prověřit i svůj stávající fakturační nebo podnikový systém.

Jaké otázky byste si určitě měli položit?

• Dokáže váš systém vytvořit elektronickou fakturu v požadovaném formátu?
• Dokáže přijatou e-fakturu načíst a zpracovat?
• Je možné systém propojit s digitálním poštářem?
• Jsou vaše údaje o zákaznících a dodavatelích správné?
• Máte nastavené interní procesy schvalování?
• Víte, kdo bude ve firmě za celý proces odpovědný?

Co by měla firma udělat jako první krok?

Nejlepším začátkem není okamžitě kupovat nový systém. Prvním krokem je zmapovat současný stav.

Elektronická fakturace 2027 nemusí být chaos

Pro malého podnikatele může být přechod na elektronickou fakturaci relativně jednoduchý. Pro střední a větší firmy však může jít o komplexní změnu, která se dotkne několika oddělení.

Důležité je nezačít řešit jen samotnou fakturu. Je třeba se podívat na celý proces – od vzniku objednávky nebo dodání služby, přes schvalování a vystavení dokladu až po jeho elektronické odeslání, přijetí, zpracování a archivaci.

Pokud začnete včas, můžete si celý proces nejen splnit, ale zároveň ho i zjednodušit a automatizovat. Země, které už na elektronickou fakturaci přešly, udávají až 50procentní úsporu času stráveného fakturací.