Co je skutečná e-faktura? Rozdíly mezi PDF a strukturovaným XML

V předchozím blogu jsme si vysvětlili, co se od roku 2027 mění v souvislosti s elektronickou fakturací. Nyní se podívejme na úplný základ: 👉 Co vlastně představuje elektronická faktura a proč formát PDF přestává být „skutečnou“ fakturou?

📄 PDF vs. elektronická faktura: zásadní rozdíl

V současnosti většina firem funguje následovně:

• vystaví fakturu v systému
• uloží ji ve formátu PDF
• odešle ji e-mailem

Tím je proces uzavřen. Problémem však je, že PDF je dokument určený pro člověka, nikoli pro informační systém. To v praxi znamená:

• údaje je nutné manuálně přepisovat
• vzniká vyšší riziko chyb
• zpracování je pomalejší a méně efektivní

⚙️ Co je tedy elektronická faktura?

Elektronická faktura (e-faktura) představuje strukturovaný datový soubor (např. ve formátu XML). Na rozdíl od PDF:

• údaje jsou uloženy v přesně definované struktuře
• systém jednoznačně identifikuje jednotlivé položky (cena, DPH, dodavatel apod.)
• není nutný manuální přepis údajů

💡 Jednoduše řečeno: systém → systém (bez nutnosti zásahu člověka)

🔍 Jak to vypadá v praxi?

Dnes (PDF)

• Firma vystaví fakturu
• Odešle ji ve formátu PDF e-mailem nebo jako vytištěný dokument poštou
• Druhá strana ji manuálně zpracuje

Od roku 2027 (e-faktura)

• Firma vystaví fakturu v systému
• Faktura se odešle jako XML prostřednictvím vlastního access pointu (elektronického „pošťáka“) do access pointu druhé firmy
• Systém druhé firmy ji automaticky zpracuje

👉 Bez přepisování, bez chyb, bez zdržení

⚠️ Proč PDF nebude stačit?

Od roku 2027 zákon č. 222/2024 Sb. o dani z přidané hodnoty v platném znění jasně říká: PDF nebude považováno za elektronickou fakturu. Může sice nadále existovat, avšak:

• jen jako „náhled“ určený pro člověka
• nikoli jako oficiální účetní doklad

V praxi to znamená, že:

• PDF přestane splňovat zákonné požadavky
• nebude vhodné pro automatizované zpracování
• nebude dostačovat pro splnění povinností vůči státu

🧾 Co musí obsahovat e-faktura?

Elektronická faktura obsahuje stejné údaje jako v současnosti, avšak v přesně definované struktuře:

• dodavatele a odběratele
• číslo faktury
• datumy
• jednotlivé položky
• ceny a DPH
• celkovou částku

Rozdíl spočívá v tom, že údaje jsou zpracovány jako strukturovaná data, nikoliv pouze zobrazeny jako text.

🔗 Proč je to důležité?

Tento přístup umožňuje:

• automatizované účtování
• efektivnější kontrolu ze strany státu
• propojení jednotlivých systémů
• minimalizaci chyb

A především: výrazné zrychlení celého finančního procesu ve firmě.

💡 Kde firmy nejčastěji narazí?

Největší omyl bývá: „Stačí generovat XML a máme hotovo.“ V praxi je však třeba řešit celý proces:

• správný formát v souladu s příslušnou normou
• doručení faktury správným komunikačním kanálem
• kontrolu (validaci) údajů
• přijímání faktur od obchodních partnerů
• napojení na interní ERP systém

A právě v těchto oblastech nejčastěji vzniká komplexita.

🚀 Jak to řešit bez komplikací?

Pokud nechcete řešit technické detaily interně, dává smysl využít hotové řešení. Systémy od společnosti Asseco jsou navrženy přesně pro tento účel – pokrývají celý proces elektronické fakturace:

• vytvoření e-faktury ve správném XML formátu
• kontrolu její správnosti (validaci)
• zajištění odeslání prostřednictvím správné infrastruktury
• přijímání faktur od obchodních partnerů
• propojení s ERP nebo účetním systémem

👉 Pro firmu to znamená jediné: nemusí řešit legislativní ani technologické aspekty – systém zajistí, aby vše fungovalo správně a v souladu s požadavky.

👉 Co bude dál?

Teď už víte, co je e-faktura a proč formát PDF nestačí. V další části si vysvětlíme:
👉 Jak funguje elektronická fakturace v praxi – co je PEPPOL a jakou roli hraje tzv. digitální „pošťák“.

Pokud se chcete vyhnout chaosu těsně před rokem 2027, vyplatí se začít už dnes – ideálně s řešením, které má elektronickou fakturaci připravenou od základů.