Prečo firmy najčastejšie riešia nový ERP systém na začiatku roka?

Nový rok sa prirodzene spája s novými začiatkami. Nie preto, že by sa veci na prelome rokov náhle zmenili. Ale preto, že keď jeden rok uzavrieme, vzniká priestor pozrieť sa dopredu a urobiť veci inak než doteraz. Psychologicky máme tendenciu hodnotiť, čo fungovalo, čo nás brzdilo a kam sa chceme posunúť.

V prípade ERP implementácie to neznamená vymeniť systém len preto, že je január. Skôr ide o moment, keď má firma šancu odštartovať niečo nové. Zmenu, ktorá prinesie prehľadnosť, poriadok do procesov a čerstvý vánok do každodennej práce.

ERP nie je len softvér v technickom zmysle slova. V praxi zasahuje do fungovania procesov, práce s dátami aj každodenného rozhodovania vo firme. Preto ide o zmenu, ktorá si vyžaduje čas, pozornosť a pokoj na prípravu. Práve obdobie po uzavretí roka, ešte pred nástupom plnej sezóny, môže vytvoriť vhodné podmienky na to, aby sa takáto zmena rozbehla systematicky a bez zbytočného stresu.

Strategické rozhodnutie už padlo. Teraz je čas ho realizovať

V mnohých firmách, najmä v segmente malých a stredných podnikov, sa investičné rozhodnutia nerobia v januári. Rozpočty, priority aj veľké projekty sa zvyčajne schvaľujú už na jeseň predchádzajúceho roka. Začiatok roka však prináša priestor na realizáciu. Po uzavretí roka, inventúrach a hodnoteniach má manažment lepší odstup a tímy ešte nie sú zahltené bežným sezónnym tlakom. Práve v tomto období má ERP projekt šancu byť vnímaný ako strategická iniciatíva, nie ako rušivý element.

Ak sa ERP projekt spustí v období, keď je firma zahltená inými aktivitami, často sa z neho stane len technická výmena systému. Softvér sa nainštaluje, dáta sa prenesú, ale procesy, riadenie a vylepšenia sa často zanedbajú. Projekt tak neprináša očakávanú pridanú hodnotu.

Dostatočný čas na kvalitnú prípravu

Prvé mesiace roka (ešte pred nástupom hlavnej sezóny) sú ideálnym obdobím na to, čo rozhoduje o úspechu každého ERP projektu, a to je: analýza procesov, zosúladenie biznisu a IT, výber vhodného riešenia a partnera, nastavenie riadenia projektu. Mnohé ERP implementácie zlyhávajú nie preto, že by bol systém zlý, ale preto, že sa začali narýchlo – často v polovici roka, pod tlakom termínov a s podcenenou prípravou. Výsledkom sú eskalácie, únava tímu a presúvanie problémov na koniec roka. Dobrý ERP projekt sa nezačína konfiguráciou. Začína sa premyslenými otázkami.

Lepšie riadenie kapacít

Na začiatku roka majú firmy spravidla lepší prehľad o tom, aké kapacity majú k dispozícii, ktoré projekty sú prioritné a či nehrozí kolízia s inými iniciatívami. ERP projekty pritom najčastejšie zlyhávajú nie na technológii, ale na ľuďoch – na ich preťažení, nejasných prioritách a nedostatku času venovať sa zmene. Spustiť ERP projekt v období, keď firma ide na maximum, je recept na kvalitnú frustráciu. Začať v čase, keď má projekt šancu stať sa prioritou, výrazne zvyšuje jeho úspešnosť.

Dostatok času na prípravu a postupná realizácia výrazne zvyšujú šancu na úspešný ERP projekt.

Finančný a reportingový kontext

ERP má zásadný vplyv na financie, controlling a reporting. Ak sa projekt rozbehne v logickom období roka, umožňuje lepšie plánovanie nákladov, čistejší reporting a jednoduchšie porovnanie stavu „pred a po“. Z pohľadu controllingu, auditu aj interného vyhodnocovania je vždy výhodnejšie, keď má implementácia jasnú štruktúru a neprebieha chaoticky uprostred účtovného obdobia. ERP podporuje finančnú disciplínu – a tá potrebuje poriadok a čas.

Prirodzený moment na zmenu a osvojenie si systému

Organizácie fungujú podobne ako ľudia. Po uzavretí jedného obdobia sú prirodzene otvorenejšie zmene. Nové procesy, nové pravidlá a nové nástroje sa ľahšie prijímajú v momente, keď firma obracia pozornosť dopredu. Zmena, ktorá má jasný začiatok a zrozumiteľný kontext, sa lepšie komunikuje, ľahšie obhajuje, rýchlejšie prijíma naprieč tímami.

ERP ako nástroj, nie cieľ

Na záver je dôležité pomenovať jednu vec jasne: ERP nie je cieľom samo o sebe. Cieľom je lepšie riadenie firmy, lepší prehľad nad dátami a kvalitnejšie rozhodovanie. Implementácia má zmysel len vtedy, ak podporuje stratégiu firmy – nie vtedy, keď je len reakciou na „starý systém“. Práve preto sa dnes čoraz viac presadzujú: moderné ERP riešenia, riadené a rýchlejšie migrácie, postupný nábeh namiesto veľkých „big bang“ projektov.

Ak zvažujete implementáciu ERP počas nasledujúceho roku, čím skôr s prípravou začnete, tým väčší priestor dáte projektu uspieť – ideálne ešte predtým, než firmu opäť pohltí sezónny tlak. Kvalitná príprava totiž rozhoduje o tom, či sa ERP stane strategickým nástrojom riadenia, alebo len ďalším IT projektom.

Zvažujete prechod na nový ERP systém alebo stojíte pred rozhodnutím, ako do firmy zaviesť systémové riadenie od základov? Radi sa s vami nezáväzne porozprávame o možnostiach pre vašu firmu. Kontaktujte nás na info@assecosol.com.