Najčastejšie otázky a odpovede k e-faktúre

E-faktúra pre daňové subjekty: najčastejšie otázky a odpovede

Slovensko sa pripravuje na jednu z najväčších zmien v oblasti podnikania a účtovníctva za posledné desaťročia. Éra papierových faktúr a bežných PDF súborov posielaných e-mailom sa postupne končí a nahrádza ju e-faktúra. Táto zmena nie je len o novom formáte dokumentu, ale o kompletnom prechode na digitálnu, automatizovanú komunikáciu medzi podnikmi, verejnou správou a štátom.

Čo je to vlastne e-faktúra?

Jednoducho povedané, e-faktúra nie je obrázok ani dokument, ktorý si vytlačíte a založíte do šanónu. Ide o štruktúrovaný XML súbor, ktorý je vyhotovený podľa európskeho štandardu EN16931. Hlavný rozdiel oproti bežnému PDF je v tom, že e-faktúra obsahuje dáta, ktorým váš účtovný systém rozumie automaticky. Znamená to koniec ručného prepisovania údajov, menej chýb pri zadávaní IBAN-ov a výraznú úsporu času a nákladov.

V nasledujúcom prehľade nájdete odpovede na najčastejšie otázky, ktoré trápia podnikateľov a účtovníkov, spracované zrozumiteľnou rečou na základe oficiálnych informácií Finančnej správy SR.

Základné informácie o e-faktúre

Zahoďte všetky otázniky súvisiace s e-faktúrou

Čo presne znamená termín e-faktúra?

Podľa európskej smernice je elektronická faktúra taká, ktorá bola vyhotovená, zaslaná a prijatá v štruktúrovanom elektronickom formáte XML. Tento formát (konkrétne štandard UBL) vie váš účtovný program spracovať úplne sám. Na rozdiel od naskenovaného papiera obsahuje dáta zapísané tak, že ich počítač vie prečítať a spracovať bez toho, aby ich niekto musel ručne prepisovať.

Je e-faktúra iná ako bežná PDF faktúra?

Áno, a to zásadne. PDF faktúra je pre počítač v podstate len obrazový dokument – systém nevie automaticky rozlíšiť, čo je suma a čo je dátum splatnosti bez špeciálneho softvéru. E-faktúra je dátový súbor, ktorý tieto informácie podáva v jasnej štruktúre, čo odstraňuje riziko preklepov a manuálnej práce.

Prečo by sme mali na tento systém prejsť?

Hlavným dôvodom je efektivita. E-faktúra prináša automatizované spracovanie, úsporu času, zníženie chybovosti a bezpečnejší prenos dát. Navyše, systém je kompatibilný v rámci celej EÚ cez sieť Peppol, čo zjednodušuje cezhraničný obchod, ktorý sa plánuje naplno spustiť neskôr.

Koho sa nová povinnosť týka?

Týka sa e-faktúra aj bežných občanov (nepodnikateľov)?

Nie. V súčasnosti sa e-faktúra vzťahuje len na fakturáciu medzi podnikmi (B2B) a medzi podnikmi a verejnou správou (B2G). Pre bežných koncových spotrebiteľov sa nič nemení.

Kto všetko má povinnosť prijímať e-faktúry?

Elektronické faktúry musí vedieť prijímať každá právnická osoba a každý podnikateľ, ktorý je zdaniteľnou osobou. To zahŕňa:

• Živnostníkov a osoby so živnostenským oprávnením.
• Ľudí so slobodnými povolaniami ako advokáti, notári, architekti či umelci.
• Samostatne hospodáriacich roľníkov.
• Osoby, ktoré prenajímajú nehnuteľnosti a majú pridelené DIČ.

Musím používať e-faktúru, aj keď nie som platiteľom DPH?

Povinnosť vyhotovovať elektronické faktúry sa netýka zdaniteľných osôb (napr. malých živnostníkov alebo prenajímateľov), ktoré nie sú platiteľmi DPH. Avšak ako zdaniteľná osoba musíte byť schopní e-faktúru prijať. Ak vám napríklad váš operátor alebo dodávateľ energií pošle e-faktúru, musíte mať vytvorenú cestu, ako ju prijať cez vášho Digitálneho poštára.

Existujú nejaké výnimky?

Áno, existujú špeciálne prípady, kedy sa elektronické faktúry nesmú vyhotoviť. Týka sa to hlavne utajovaných plnení alebo dodávok pre bezpečnostné zložky štátu, ako je Slovenská informačná služba alebo Vojenské spravodajstvo. V týchto prípadoch sa naďalej používajú klasické formy fakturácie.

Harmonogram a dôležité termíny

Odkedy bude e-faktúra povinná?

Zavádzanie na Slovensku prebieha postupne:

• Rok 2026: Prechodné obdobie, kedy si systém môžete vyskúšať dobrovoľne.
• 1. január 2027: Spúšťa sa povinná e-faktúra pre tuzemské transakcie (B2B a B2G) pre všetkých platiteľov DPH.
• 1. júl 2030: Predpokladá sa rozšírenie na cezhraničné faktúry a úplné zrušenie kontrolného výkazu DPH.

Praktické fungovanie a doručovanie

Ako sa budú e-faktúry zasielať a prijímať?

Faktúry sa budú zasielať pomocou sprostredkovateľov služieb, takzvaných Digitálnych poštárov. Tí zabezpečia, že vaša faktúra sa dostane k správnemu príjemcovi bezpečne a spoľahlivo cez sieť Peppol. Budete potrebovať prístup k tejto službe – buď priamo cez váš účtovný program, alebo cez webovú či mobilnú aplikáciu Digitálneho poštára.

Môžem po 1. januári 2027 poslať faktúru aj e-mailom?

V povinnom režime (tuzemské B2B a B2G transakcie) už bežná faktúra zaslaná e-mailom v PDF formáte nebude postačovať. Predvoleným a zákonným spôsobom doručenia je zasielanie cez Digitálneho poštára (doručovaciu službu). Zákonná povinnosť vyhotoviť a zaslať e-faktúru sa považuje za splnenú práve jej odovzdaním doručovacej službe.

Ako si mám vybrať certifikovaného Digitálneho poštára?

Digitálneho poštára si vyberáte sami z komerčnej ponuky na trhu. Finančná správa bude na svojom portáli priebežne zverejňovať zoznam certifikovaných poskytovateľov.

Pri výbere zvážte:

• Či váš súčasný účtovný softvér už má vybraného partnera alebo priame napojenie.
• Cenovú politiku (model platby za faktúru alebo mesačné predplatné).
• Užívateľskú prívetivosť aplikácie, najmä ak faktúry vystavujete len občas.
• Certifikáciu v sieti Peppol, ktorá zaručuje bezpečnosť a súlad s normami.

Čo ak mi dodávateľ pošle e-faktúru a ja ju neviem prijať?

Od roku 2027 ste zo zákona povinní byť schopní prijať e-faktúru cez doručovaciu službu. Ak si túto povinnosť nesplníte (nemáte zazmluvneného poštára) a dodávateľ faktúru cez svoju službu riadne odošle, jeho zákonná povinnosť sa považuje za splnenú. Vy sa však vystavujete riziku sankcií za nedodržanie legislatívy a komplikáciám pri uplatňovaní nárokov z faktúry. Ak odberateľ v systéme nie je, doručenie môže skončiť chybou, ale zodpovednosť za tento stav nesie príjemca.

Náklady, opravy a sankcie

Koľko ma bude stáť e-faktúra?

Cena závisí od zvoleného poskytovateľa. Odhaduje sa, že predplatné jednoduchej aplikácie Digitálneho poštára by sa mohlo pohybovať v priemere od 5 do 12 eur mesačne. Mnohí poskytovatelia ponúkajú aj model platby za počet odoslaných dokladov.

Ako opraviť chybu v e-faktúre?

Po úspešnom zaslaní e-faktúry nie je možné originál jednoducho prepísať. Štandardným postupom v sieti Peppol je vystavenie formálneho dobropisu k pôvodnej faktúre a následné zaslanie novej, správnej e-faktúry s odkazom na tú pôvodnú. Systémy však budú vykonávať automatické kontroly údajov ešte pred odoslaním, čím sa počet chýb v porovnaní s minulosťou výrazne zníži.

Aké hrozia sankcie?

Údaje z faktúr sa budú finančnej správe oznamovať automaticky cez vášho Digitálneho poštára. Ak však údaje nebudú nahlásené, budú nesprávne alebo poslané neskoro, hrozí pokuta až do 10 000 eur. Pri opakovanom porušení môže dosiahnuť až 100 000 eur. Dobrou správou je, že ak urobíte zrejmý omyl a hneď ho opravíte, pokutu by ste dostať nemali.

Archivácia a príprava

Musím e-faktúry špeciálne archivovať?

Áno, platiteľ je povinný uchovávať elektronickú faktúru po dobu desiatich rokov. Dôležité je, že sa musia archivovať v ich pôvodnom XML formáte. Hoci si faktúru môžete pre prehľadnosť vizualizovať (napr. do PDF), pre daňovú kontrolu je kľúčový práve pôvodný dátový XML súbor.

Ako sa pripraviť už dnes?

Hoci povinnosť začína v roku 2027, rok 2026 je určený na prípravu:

1. Preverte svoj softvér: Zistite u dodávateľa, či a kedy bude váš systém podporovať formát Peppol BIS 3.
2. Sledujte certifikovaných poštárov: Vyberte si riešenie, ktoré najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
3. Vyskúšajte si to: Môžete využiť prechodné obdobie  v roku 2026, kedy si budete môcť elektronickú fakturáciu vyskúšať nanečisto.

Elektronická fakturácia je prirodzeným krokom k digitalizácii, ktorý má za cieľ odbúrať zbytočnú byrokraciu a uľahčiť podnikanie všetkým stranám.

Hľadáte detailnejšie informácie alebo potrebujete poradiť s implementáciou? Navštívte náš špecializovaný web asseco-peppol.com, kde nájdete celú problematiku e-faktúry prehľadne vysvetlenú na jednom mieste.