Najčastejšie chyby pri elektronickej fakturácii a ako sa im vyhnúť

Elektronická fakturácia môže na prvý pohľad pôsobiť jednoducho: XML, odoslanie, vybavená vec. Realita je však úplne inde. Väčšina problémov nevzniká v legislatíve, ale v praxi – v dátach, systémoch a procesoch. Pozrime sa spolu na najčastejšie chyby a spôsoby, ako sa im vyhnúť.

❌ 1. Neaktuálne alebo nekvalitné dáta

Toto je najčastejší problém.
Ktoré sú to tie typické chyby?

• nesprávne IČO, DIČ alebo IČ DPH
• neaktuálne adresy
• duplicity partnerov
• chýbajúce identifikátory

👉 Aké to má dôsledky?

• faktúra sa nedoručí
• systém ju odmietne
• alebo skončí u nesprávneho príjemcu

✅ Ako sa tomu vyhnúť?

• vykonajte audit kmeňových dát
• odstráňte duplicity
• pravidelne aktualizujte údaje
• overte identifikátory partnerov pred ostrou prevádzkou

❌ 2. Nesprávne identifikátory v sieti

Pri e-fakturácii nestačí poznať firmu – systém potrebuje jej identifikátor v sieti (PEPPOL).

👉 Pri nesprávnom nastavení hrozí, že:

• faktúra sa nedoručí
• alebo sa „stratí“ v procese

✅ Ako sa tomu vyhnúť?

• overte PEPPOL identifikátory partnerov
• nastavte správne mapovanie v systéme
• otestujte doručovanie vopred

❌ 3. Zastaralý alebo nepripravený systém

Mnohé firmy predpokladajú, že ich existujúci systém bude postačovať.

Typické problémy:

• nedokáže generovať XML
• nepodporuje štandard EN 16931
• nevie spracovať prijaté faktúry
• nemá napojenie na infraštruktúru

✅ Ako sa tomu vyhnúť?

• vykonajte technický audit systému
• identifikujte jeho limity
• pripravte upgrade alebo doplnkové riešenie
• prípadne zvoľte systém, ktorý pokrýva celý proces elektronickej fakturácie end-to-end

❌ 4. Nedostatočné testovanie

„Otestovali sme jednu faktúru – funguje to.“

👉 V praxi to nestačí.

Čo tým riskujete?

• chyby vo formáte
• nesprávne DPH
• problémy s doručením
• chyby v účtovaní

✅ Ako sa tomu vyhnúť?

• testujte celý proces (end-to-end)
• overte rôzne scenáre
• zapojte reálnych partnerov
• spustite pilotnú prevádzku

❌ 5. Ignorovanie interných procesov

Firmy sa často sústredia len na technológiu.

👉 Dôsledok:

• nejasné schvaľovanie
• nejednoznačné kompetencie
• zdržania v procese

✅ Ako sa tomu vyhnúť?

• nastavte jasné workflow
• definujte zodpovednosti
• upravte interné smernice
• zaškolte zamestnancov

❌ 6. Riešenie na poslednú chvíľu

👉 „Vyriešime to tesne pred termínom.“

Realita:

• nedostatok času
• problémy pri integrácii
• zvýšený stres
• vyššie riziko chýb

✅ Ako sa tomu vyhnúť:

• začnite minimálne 3–6 mesiacov vopred
• postupujte podľa implementačného plánu
• testujte priebežne

❌ 7. Snaha riešiť všetko interne

Niektoré firmy sa snažia vybudovať celé riešenie vlastnými silami.

👉 To znamená:

• vývoj
• integrácie
• sledovanie legislatívy
• testovanie

👉 Dôsledok:

• vysoké náklady
• dlhý čas implementácie
• zvýšené riziko chýb

✅ Ako sa tomu vyhnúť?

• zvážte využitie hotového riešenia
• sústreďte sa na svoje kľúčové podnikanie, nie infraštruktúru

Netrápte sa sami. Zverte prechod na elektronickú fakturáciu do rúk odborníkov

🚀 Ako sa väčšine chýb vyhnúť

Väčšina problémov vzniká preto, že firma rieši jednotlivé oblasti oddelene:

• dáta
• infraštruktúru
• integrácie
• validáciu

Riešenia od spoločnosti Asseco pomáhajú tieto riziká výrazne eliminovať:

🔧 Kontrola dát

• validácia faktúr pred odoslaním
• minimalizácia chýb

🔗 Infraštruktúra

• napojenie na PEPPOL a digitálneho „poštára“
• zabezpečené doručovanie

⚙️ Automatizácia

• odosielanie a prijímanie faktúr
• spracovanie v rámci ERP systému

👉 Výsledok: menej chýb, menej stresu a rýchlejší prechod na elektronickú fakturáciu.

💡 Čo dodať na záver?

Najčastejšie chyby pri elektronickej fakturácii nie sú technické. Sú výsledkom nedostatočnej prípravy.

Ak upravíte dáta, pripravíte systémy, nastavíte procesy a začnete včas, prechod na elektronickú fakturáciu prebehne plynulo a bez komplikácií.

Držíme vám palce. Ale nielen to. V prípade potreby vám ponúkame pomocnú ruku. Kontaktujte nás na info@assecosolutions.sk a pripravte sa na elektronickú fakturáciu bez stresu a s dostatočným predstihom.