Čo čaká účtovné firmy v súvislosti s e-faktúrou? Čo e-faktúra mení a ako na to s Invoice Managerom

Od 1. januára 2027 sa mení spôsob, akým si firmy na Slovensku posielajú faktúry. PDF v e-maile prestane stačiť a nahradí ho štruktúrovaný XML súbor, ktorý sa doručuje cez digitálneho poštára v sieti Peppol. Pre účtovné firmy to neznamená len novú povinnosť. Mení sa to, odkiaľ prichádzajú doklady, ako sa kontrolujú, archivujú a opravujú, a čo si musíte dohodnúť s každým klientom.

Tento článok vysvetľuje, čo sa pre účtovníkov mení, čo k tomu hovorí finančná správa a ako to rieši systém pre účtovníkov QASIDA Invoice Manager od Asseco Solutions. Riešenie navrhnuté pre účtovné firmy a malých živnostníkov, ktoré už dnes pokrýva pripojenie na digitálneho poštára, nastavenie faktúr pre elektronické fakturovanie aj kontrolu dokladov pred odoslaním.

Čo sa mení v práci účtovnej firmy

Najväčšia zmena je na vstupe: doklady už neprichádzajú ako PDF, skeny a e-maily, ale ako štruktúrované dáta cez digitálneho poštára klienta.

Čo sa nemení e-faktúrou? Povinné náležitosti faktúry podľa § 74 zákona o DPH, lehota 15 dní na vyhotovenie a odoslanie a povinnosť účtovníka posúdiť obsah dokladu. Mení sa forma a doručenie.

Čo sa mení a pribúda pri e-faktúre? Každý klient musí mať zazmluvneného digitálneho poštára. Pri prijímaní môže mať len jedného, pri odosielaní viacerých. Faktúra, ktorá je povinná ako e-faktúra, sa musí odovzdať poštárovi tak, aby dátum vystavenia bol zhodný s dátumom odoslania, nestačí ju len vytvoriť v programe.

Čo nový systém fakturovania neumožňuje? Odoslanú faktúru nemožno cez Peppol zmazať ani odmietnuť. Chyby sa riešia dobropisom a novou faktúrou, preto je dôležitá kontrola pred odoslaním.

Spolupráca s klientom: čo si treba dohodnúť

Finančná správa sa k spolupráci s externými účtovníkmi vyjadrila konkrétne. Na nasledujúce body si treba s každým klientom vopred dohodnúť pravidlá.

Prístup k faktúram. Každý klient bude mať na prijímanie vlastného poštára, no účtovníkovi môže sprístupniť svoju schránku. Podľa možností konkrétneho riešenia sa dá pracovať s dokladmi viacerých firiem z jedného prostredia a nastaviť rôzne prístupové práva.

Autorizácia na portáli. Ak má účtovník robiť za klienta aj úkony na portáli Finančnej správy, napríklad výber digitálneho poštára, musí mať príslušnú autorizáciu na zastupovanie. Bez nej si klient poštára vyberie sám.

Vystavovanie za klienta. Účtovník môže faktúry v mene klienta vystavovať a odosielať. Treba však vopred nastaviť prístup do systému a spôsob spracovania. Za správnosť údajov a včasné vyhotovenie faktúry naďalej zodpovedá dodávateľ, teda klient, aj keď doklad vytvorí tretia osoba.

Čo sa nezautomatizuje. Nový systém neznamená, že sa faktúry zaúčtujú bez zásahu človeka. Účtovník stále posudzuje obsah, správnosť údajov, časové rozlíšenie a zaradenie nákladov. Informácie, ktoré vie len klient (či tovar naozaj prevzal, na aké stredisko patrí výdavok), si musia obe strany odovzdávať aj naďalej.

Čo si dohodnúť pred 1. 1. 2027:

• kto vyberie poštára a kto má autorizáciu na portáli,
• kto vystavuje faktúry: klient, alebo účtovník v jeho mene,
• kto má prístup k ktorým dokladom a s akými oprávneniami,
• kto schvaľuje a uhrádza faktúry,
• kto archivuje XML súbory (10 rokov) a kde.

Ako to rieši a načo slúži Invoice Manager

QASIDA Invoice Manager od Asseco Solutions je navrhnutý pre účtovné firmy a malých živnostníkov. Nižšie je prehľad, čo účtovná firma pri e-faktúre potrebuje a kde to v aplikácii nájde.

Jednorazové pripojenie a Peppol box. Pripojenie na digitálneho poštára APEX stačí vytvoriť raz. Podmienkou je, že firma má na portáli Finančnej správy zvoleného poštára. Zvoliť si nás ako poštára môžete TU. Správu elektronických faktúr nájdete v hlavnom menu v sekcii Peppol box.

Kontrola pred odoslaním. Pretože sa odoslaná faktúra nedá cez Peppol zmazať, je dôležitá kontrola pred odoslaním. Workflow v aplikácii pozná stavy To do, Prebieha a Hotové. K stavom možno priradiť akcie: priradiť používateľa, skontrolovať povinné údaje, uzatvoriť faktúru (hlavička a položky sa stanú needitovateľnými) alebo ju odomknúť s uvedením dôvodu. Pre účtovnú firmu je to praktický spôsob, ako rozdeliť prácu medzi zamestnancov a vynútiť kontrolu pred uzatvorením dokladu.

Roly a používatelia. Pre každého používateľa nastavíte rolu a úroveň prístupu, napríklad Administrátor, Manažér alebo Zamestnanec. Workflow roly určujú, kto môže meniť stav dokladov. Tým sa dá s klientom dohodnúť, kto vystavuje, kto kontroluje a kto uzatvára doklady.

Kódy e-faktúry. Pri e-faktúre musí mať každý riadok mernú jednotku vyjadrenú kódom podľa číselníka UN/ECE a faktúra potrebuje správne označené sadzby DPH. Administrátor tieto kódy doplní v číselníkoch a doklady ich potom preberajú.

Typy dokladov a opravy. Šablóny podporujú faktúru, dobropis, zálohovú faktúru, faktúru k prijatej platbe a vyúčtovaciu faktúru. Dobropis nesie číslo pôvodnej faktúry, čo zodpovedá odporúčanému postupu opráv v Peppole: dobropis a nová správna faktúra.

Checklist pre účtovnú firmu do 31. 12. 2026

• Zmapujte klientov: platiteľ alebo neplatiteľ DPH, DIČ, vystavuje, prijíma, alebo oboje.
• Pri klientoch len s IČO, napríklad neziskovkách, vybavte pridelenie DIČ.
• Dohodnite, kto vyberie poštára, a doriešte autorizáciu na zastupovanie na portáli finančnej správy.
• Rozhodnite, či klienti použijú rovnakého poštára, a overte, ako váš softvér zvláda príjem aj odosielanie.
• Pripojte Invoice Manager na poštára APEX a otestujte odoslanie a príjem s niekoľkými klientmi.
• Nastavte kódy e-faktúry pri mernej jednotke, platobnej metóde a sadzbe DPH.
• Nastavte druhy odberateľských faktúr a zapnite „Odosielať do Peppol“ pri správnych typoch.
• Vytvorte používateľov a role a nastavte workflow s kontrolou povinných údajov.
• Zosúlaďte postup opráv: dobropis a nová faktúra.
• Dohodnite archiváciu XML súborov na 10 rokov a zodpovednosť za ňu.
• Pripravte klientom jednoduchý návod: čo posielať, komu a v akej lehote.
• Sledujte novelu zákona o DPH, ktorá má upraviť oznamovanie údajov a opravné faktúry za rok 2026.

Záver

Upozornenie. Článok je informatívny. Právne informácie vychádzajú z dokumentu Finančného riaditeľstva SR a z vyjadrení jeho hovorcu, informácie o Invoice Manageri z administrátorskej príručky aplikácie (stav k 29. 10. 2026). Funkcie a postupy sa môžu meniť, vždy sa riaďte aktuálnou dokumentáciou. Pri konkrétnom prípade sa obráťte na daňového poradcu alebo správcu dane.