Čo musí firma reálne zmeniť kvôli e-faktúre?

V predchádzajúcich blogoch sme si vysvetlili, čo je elektronická faktúra a ako funguje jej doručovanie. Teraz prichádza najpraktickejšia otázka:
👉 Čo sa musí zmeniť priamo vo firme?

Elektronická fakturácia totiž nepredstavuje len nový formát. Ide o zmenu spôsobu, akým firma funguje v každodennej praxi.

🔄 Nie je to len o faktúre. Je to o procese

V súčasnosti vo firmách často funguje nasledovný model:

vystavenie faktúry ➔ odoslanie e-mailom ➔ manuálne spracovanie na strane príjemcu

Od roku 2027 však platí, že všetky kroky musia byť automatizované a vzájomne prepojené

To v praxi znamená, že sa mení celý proces:

vystavenie ➔ odoslanie ➔ prijatie ➔ zaúčtovanie ➔ archivácia

🧾 1. Účtovníctvo a spracovanie dokladov

Najväčšia zmena spočíva v tom, že faktúry sa už manuálne neprepisujú.

Systém musí byť schopný:

• načítať elektronickú faktúru vo formáte XML
• automaticky ju zaúčtovať
• spustiť schvaľovací proces

💡 Účtovníctvo sa tak posúva od manuálnej práce k riadeniu kontroly a riešeniu výnimiek.

💻 2. ERP a účtovný systém

Váš systém musí byť schopný:

• generovať elektronické faktúry (XML v súlade s normou)
• prijímať elektronické faktúry
• automaticky ich spracovať
• komunikovať s externými službami

👉 Staršie systémy tieto požiadavky často nedokážu splniť bez potrebných úprav alebo rozšírení.

🔗 3. Napojenie na infraštruktúru

Firma musí byť napojená na:

• digitálneho „poštára“ (Access Point)
• sieť PEPPOL
• relevantné externé systémy

To v praxi zahŕňa:

• správne nastavenie identifikátorov partnerov
• smerovanie faktúr
• zabezpečenie technickej komunikácie medzi systémami

🧠 4. Interné procesy a schvaľovanie

Zmeniť sa musia aj interné pravidlá a zodpovednosti:

• kto schvaľuje faktúry
• akým spôsobom prebieha kontrola
• kto rieši prípadné chyby a výnimky

👉 Keďže celý proces prebieha výrazne rýchlejšie, je nevyhnutné mať pravidlá jasne definované a nastavené vopred.

🗂️ 5. Archivácia

Zásadná zmena spočíva v tom, že už nestačí archivovať len PDF dokumenty.

Firma potrebuje zabezpečiť:

• archiváciu elektronických faktúr vo formáte XML
• ich čitateľnosť po dobu 10 rokov od skončenia účtovného obdobia
• integritu a nemennosť uložených dát

⚠️ Kde firmy robia najčastejšie chyby?

Pri príprave na elektronickú fakturáciu firmy často:

• podcenia kvalitu dát (IČO, IČ DPH, adresy)
• zamerajú sa len na technológiu, nie na procesy
• nezačnú s testovaním v dostatočnom predstihu
• spoliehajú sa na „neskoršie riešenie“

👉 Výsledkom je zbytočný stres tesne pred termínom implementácie.

🚀 Ako to zvládnuť bez chaosu?

Dobrou správou je, že firma nemusí riešiť všetky aspekty samostatne. Riešenia od spoločnosti Asseco pomáhajú pokryť kľúčové oblasti v rámci jedného systému:

👉 Výsledok: firma nemusí meniť všetko od základov – stačí sa efektívne napojiť na funkčné a pripravené riešenie.

Vyriešte elektronickú fakturáciu bez chaosu s Asseco Solutions

💡 Čo to znamená v praxi?

• Bez vhodného riešenia: IT oddelenie rieši integrácie, účtovníctvo rieši chyby, manažment rieši vzniknutý chaos.
• S riešením ako QASIDA: systém automaticky spracúva faktúry, jednotlivé procesy sú prepojené, firma funguje plynulo a efektívne.

👉 Čo bude nasledovať?

Teraz už viete, čo sa musí vo firme zmeniť. V ďalšej časti sa pozrieme na:
👉 Ako sa pripraviť krok za krokom – konkrétny plán implementácie

Ak nechcete riešiť elektronickú fakturáciu pod časovým tlakom, najlepšie je začať včas – ideálne s riešením, ktoré pokrýva technológiu aj procesy v jednom.