1. Sú firemné údaje aktuálne a spoľahlivé?

Kvalitné dáta sú základným predpokladom pre správne rozhodnutia. Ak informačný systém obsahuje neaktuálne kontakty, duplicitné záznamy alebo nesprávne nastavené údaje o zákazníkoch a dodávateľoch, problémy sa môžu prenášať do fakturácie, účtovníctva aj reportingu.

Pred novým rokom si preto skontrolujte najmä:

• aktuálnosť údajov o zákazníkoch a dodávateľoch,
• duplicitné alebo neúplné záznamy,
• nastavenie cien, zliav a platobných podmienok,
• správnosť údajov používaných v dokladoch a reportoch.

Prečo na tom tak záleží? Čím spoľahlivejšie údaje systém obsahuje, tým menej času zamestnanci strávia opravami a overovaním informácií v iných zdrojoch.

2. Máte pod kontrolou financie, pohľadávky a cash flow?

Mať dobré tržby je fajn, ale bez kontroly nad cash flow riskujete, že hoci na papieri zarábate, na účte budete mať prievan. S presným prehľadom o financiách nesplácate dlhy na poslednú chvíľu, ale môžete slobodne plánovať investície a rast firmy.

V informačnom systéme si overte, či viete jednoducho:

• sledovať neuhradené pohľadávky a záväzky,
• identifikovať faktúry po splatnosti,
• porovnať plánované a skutočné náklady,
• získať aktuálny prehľad o finančnej situácii firmy.

Ak tieto informácie získavate z viacerých tabuliek alebo ich musíte manuálne spájať, môže to byť signál, že vaše procesy treba zjednodušiť.

3. Zodpovedajú skladové zásoby a evidencia majetku realite?

Nesprávne skladové údaje môžu viesť k zbytočným nákupom, chýbajúcemu tovaru alebo problémom pri plnení objednávok. Podobne je dôležité mať aktuálnu evidenciu firemného majetku a prehľad o jeho pohybe.

Pred koncom roka venujte pozornosť týmto oblastiam:

• inventarizácii a rozdielom medzi evidenciou a skutočnosťou,
• položkám s nízkou obrátkou alebo nadmernými zásobami,
• evidencii pohybu tovaru a materiálu,
• aktuálnosti evidencie dlhodobého majetku.

Prepojenie skladového hospodárstva, nákupu, predaja a účtovníctva pomáha obmedziť duplicitné zapisovanie údajov a poskytuje lepší prehľad o stave firmy.

4. Ktoré procesy stále robíte manuálne?

Prepisovanie údajov medzi viacerýmim systémami, ručné vytváranie reportov či opakované kontrolovanie tých istých informácií zaberajú zamestnancom čas, ktorý by mohli venovať dôležitejšej práci.

Skúste si zmapovať, kde vo firme pravidelne obetujete čas:

• prepisovaniu údajov z jedného programu do druhého,
• vytváraniu dokumentov alebo reportov ručne,
• schvaľovaniu požiadavky prostredníctvom e-mailov,
• hľadaniu informácií, ktoré už existujú v inom systéme.

Nemusíte automatizovať každý proces. Začnite tým, ktorý sa opakuje často, zaťažuje viacero ľudí alebo spôsobuje najviac chýb. Aj menšie zlepšenie môže firme ušetriť významné množstvo času.

5. Je váš systém pripravený na legislatívne a technologické zmeny?

Zmeny v legislatíve a v spôsobe výmeny obchodných dokumentov môžu ovplyvniť každodenné fungoanie firmy. Jednou z tém, ktorú sa oplatí sledovať, je elektronická fakturácia.

Od roku 2027 sa pravidlá hry menia – elektronická fakturácia vstupuje do ostrej reality a dotkne sa spôsobov, akými posielate a spracúvate doklady. Na Slovensku sa nové povinnosti začínajú uplatňovať už čoskoro. Konkrétne kroky závisia od toho, aké transakcie robíte, preto sa oplatí včas overiť, čo presne platí pre vás.

Skontrolujte si:

• či sledujete legislatívne zmeny relevantné pre vašu firmu,
• či váš informačný systém podporuje potrebné aktualizácie a úpravy,
• ako budete prijímať, spracúvať a odosielať elektronické doklady,
• či sú zamestnanci oboznámení s prípadnými zmenami pracovných postupov.

Pri elektronickej fakturácii nestačí pozerať sa iba na samotné vystavenie faktúry. Dôležité je aj nadväzujúce spracovanie údajov a ich prepojenie s účtovníctvom a ďalšími firemnými procesmi.

Aktuálne informácie nájdete na stránke Finančnej správy SR – e-Faktúra .

6. Sú prístupy, aktualizácie a zálohovanie v poriadku?

Informačný systém obsahuje údaje, bez ktorých firma často nedokáže plynulo fungovať. Preto sa oplatí skontrolovať nielen jeho funkcionalitu, ale aj spôsob ochrany dát a pripravenosť na technické problémy.

Pred novým rokom si overte:

• či majú zamestnanci prístup iba k údajom, ktoré potrebujú,
• či sa systém a používané aplikácie pravidelne aktualizujú,
• či sa dáta pravidelne zálohujú a zálohy sú chránené,
• či viete zo zálohy skutočne obnoviť potrebné údaje.

Samotná existencia zálohy ešte nezaručuje, že sa po incidente podarí obnoviť prevádzku. Občasné testovanie obnovy vám pomôže odhaliť problémy skôr, než ich budete musieť riešiť v kritickej situácii.

7. Máte k dispozícii reporty, ktoré pomáhajú rozhodovať?

Údaje v systéme majú najväčšiu hodnotu vtedy, keď z nich dokážete vyčítať, čo sa vo firme skutočne deje. Nestačí vedieť, koľko ste predali alebo minuli. Užitočné je rozumieť aj tomu, prečo sa výsledky menia a kde vznikajú príležitosti na zlepšenie.

Skontrolujte, či viete jednoducho získať prehľad napríklad o:

• tržbách a nákladoch podľa obdobia alebo strediska,
• ziskovosti zákaziek, produktov či projektov,
• vývoji pohľadávok a záväzkov,
• plnení plánov a kľúčowych ukazovateľoch firmy.

Dobrý reporting by mal poskytovať zrozumiteľné a aktuálne informácie bez zdĺhavého ručného spracovania. Vďaka tomu môžete rýchlejšie reagovať na zmeny a rozhodovať sa na základe dát, nie iba odhadov.

Pripravte firmu na rok 2027 včas

Príprava na nový rok nemusí znamenať veľký technologický projekt. Často stačí odhaliť niekoľko slabých miest, upratať údaje, zjednodušiť vybrané procesy a overiť, či informačný systém zodpovedá aktuálnym potrebám firmy.

Ktorá z týchto siedmich oblastí vám dnes vo firme zaberá najviac času alebo spôsobuje najviac problémov? Práve tam môže byť najväčší priestor na zlepšenie.