Ako vystaviť faktúru v ére povinnej e-faktúry?

Vymeňte ručnú a neprehľadnú fakturáciu za jednoduché a organizované spracovanie dokladov v QASIDA Invoice Manageri.​

Faktúra je doklad, ktorým podnikateľ účtuje zákazníkovi za dodaný tovar alebo službu. Aby bola správna, musí obsahovať základné údaje o dodávateľovi, odberateľovi, fakturovanom plnení, cene a platbe.

Presný rozsah údajov závisí aj od toho, či ste platiteľ alebo neplatiteľ DPH. V praxi si však pri každej faktúre skontrolujte najmä tieto údaje:

Pri ručnej fakturácii sa dá veľa vecí omylom prepísať. Stačí zabudnúť zmeniť číslo faktúry, dátum, údaje klienta alebo sumu. A presne vtedy sa z jednoduchej administratívy stáva problém, ktorý vás zbytočne oberá o čas.

Vystavenie faktúry nemusí byť zložité. Dôležité je mať správne údaje, jasne uvedené položky a spoľahlivý spôsob odoslania dokladu zákazníkovi.

Najväčšia zmena je v tom, že faktúra už nemá byť iba dokument, ktorý si človek otvorí a prečíta. Pri e-faktúre ide o štruktúrovaný elektronický doklad, ktorý vie spracovať softvér.

To znamená, že údaje z faktúry sa nemusia ručne prepisovať. Systém vie pracovať s dodávateľom, odberateľom, sumami, DPH aj ďalšími údajmi automatizovane.

Dôležité je aj to, že PDF poslané e-mailom nie je automaticky e-faktúra. PDF je najmä vizuálny dokument. E-faktúra je dátový doklad v štandardizovanom XML formáte.

V praxi preto nestačí mať peknú šablónu faktúry. Potrebujete riešenie, ktoré vie faktúru vytvoriť a odoslať v správnom elektronickom formáte.

Na bežnú fakturáciu môže byť PDF stále praktické. Zákazník si ho vie otvoriť, uložiť alebo poslať účtovníkovi. Problém je, že PDF samo osebe nespĺňa požiadavky na elektronickú faktúru v štruktúrovanom formáte XML.

Preto je dobré rozlišovať:

Vystavujete dnes faktúry v Exceli alebo Worde? Môže vám to fungovať pri malom počte dokladov. Do budúcnosti však budete potrebovať istotu, že faktúru viete vytvoriť aj v elektronickom formáte.

Nie každý živnostník bude musieť od 1. 1. 2027 vystavovať e-faktúry. Rozhodujúce bude najmä to, či je platiteľom DPH a komu fakturuje.

Ak je živnostník platiteľom DPH a vystavuje faktúry iným firmám alebo podnikateľom na Slovensku, mal by sa na povinnú elektronickú fakturáciu pripraviť včas.

Ak živnostník nie je platiteľom DPH, povinnosť vystavovať e-faktúry sa ho v prvej fáze spravidla týkať nemusí. To však neznamená, že sa ho e-fakturácia vôbec nedotkne. Určite bude potrebovať vedieť prijať elektronickú faktúru od dodávateľa, ktorý ju bude povinný odoslať cez Peppol.

Preto je rozumné používať fakturačné riešenie, ktoré zvládne nielen bežné faktúry, ale aj elektronické faktúry, keď to bude potrebné.

V prvej fáze sa povinná e-fakturácia na Slovensku má týkať najmä platiteľov DPH pri tuzemských transakciách. Zjednodušene povedané, ide o situácie, keď slovenský platiteľ DPH fakturuje inému slovenskému podnikateľskému subjektu.

Mnohé malé firmy nefakturujú iba jedným smerom. Raz vystavia faktúru firme, inokedy fyzickej osobe. Niekedy ide o platiteľa DPH, inokedy o neplatiteľa. Práve preto je dôležité, aby fakturačný program zvládal B2B aj ​B2C fakturáciu.

QASIDA Invoice Manager podporuje fakturáciu firmám aj občanom. V jednej aplikácii môžete riešiť faktúry pre obchodných partnerov aj zákazníkov – fyzické osoby.

Pri faktúrach pre fyzické osoby môžete využiť aj QR platbu Pay by Square. Zákazník si QR kód načíta v mobilnom bankovníctve a úhrada je pre neho jednoduchšia.

Fakturácia priamo súvisí s peniazmi. Ak systém nefunguje, môže to spomaliť vystavovanie faktúr, prijímanie platieb aj spracovanie dokladov.

Ak sa pripravíte včas, získate viac času na otestovanie nového spôsobu fakturácie, menšie riziko stresu pred termínom, poriadok v údajoch o klientoch, jednoduchší príjem faktúr od dodávateľov, lepší prehľad o vystavených a uhradených faktúrach a menej ručného prepisovania.

E-faktúra nemusí byť len legislatívna povinnosť. Pri správnom riešení môže byť aj príležitosťou, ako si zjednodušiť fakturáciu.

Čím skôr si nový spôsob fakturácie vyskúšate, tým menej stresu budete riešiť v období, keď začne platiť nová legislatíva.

Nemusíte meniť celý systém. Ak dnes používate jednoduchý fakturačný nástroj, Excel alebo riešenie, ktoré nepodporuje Peppol, môžete si vybrať aplikáciu, ktorá vám pomôže preklenúť nové požiadavky bez veľkého IT projektu.

QASIDA Invoice Manager je cloudová aplikácia, ktorá funguje cez webový prehliadač. Nepotrebujete vlastný server, hardvér ani lokálnu inštaláciu. Stačí internet a môžete pracovať z kancelárie, z domu aj na cestách.

V jednom riešení môžete vystavovať faktúry firmám aj občanom, pracovať ako platiteľ aj neplatiteľ DPH, odosielať faktúry e-mailom alebo cez Peppol a prijímať faktúry od dodávateľov.

QASIDA Invoice Manager je určená ​pre živnostníkov a ​malé firmy. Pomáha s každodennou fakturáciou a zároveň má zapracovanú podporu pre elektronické faktúry cez Peppol.