Ako vybrať ERP systém: 10 otázok pred implementáciou, ktoré rozhodnú o úspechu alebo chaose

Výber ERP systému je rozhodnutie na 10 až 15 rokov. Najdrahší ERP nie je ten, ktorý kúpite, ale ten, ktorý budete o pár rokov meniť znova.

Keď firma začne riešiť, že jej súčasný systém už nestačí, väčšinou to nie je rozhodnutie jedného dňa. Najskôr sa ozve účtovníčka, že rovnaké údaje zadáva na dvoch miestach. Potom skladník, že nevidí, čo má kolega v druhej prevádzke. A nakoniec riaditeľ, ktorý chce vedieť, ako je na tom firma – a musí to poskladať z troch rôznych excelov.

V tom momente naskočí otázka: čo teraz?

Trh ponúka desiatky riešení. Každý dodávateľ tvrdí, že práve to jeho je to pravé. Rozlíšiť dobré rozhodnutie od zlého nespravíte cez prospekty a demo ukážky – ale cez správne otázky. Tie, ktoré si položíte sami sebe, ešte predtým, než komukoľvek zavoláte.

Z desiatok implementácií ERP systémov vieme, kde firmy najčastejšie urobia chybu. Väčšinou nie pri výbere funkcií ale pri týchto desiatich otázkach, ktoré si buď nepoložili vôbec, alebo príliš neskoro.

1. Čo nám dnes konkrétne nefunguje a čo nás to stojí?

Nie čo by sme chceli mať navyše. Ale čo nás každý deň brzdí.

Firmy, ktoré si na túto otázku neodpovedia konkrétne, skončia tak, že si kúpia systém plný funkcií a ich pôvodný problém ostane nevyriešený. Ak nevieš pomenovať bolesť, nevieš ani overiť, či ju nové riešenie skutočne lieči.

Skúste si to vyčísliť: koľko hodín týždenne strácajú vaši ľudia na zbytočné manuálne kroky? Koľko chýb vzniká preto, že údaje nie sú na jednom mieste? Toto nie sú abstraktné otázky. Sú to peniaze, ktoré vám každý mesiac odtekajú bez toho, aby ste to videli na faktúre.

2. Ako u nás informácie skutočne cestujú?

ERP systém sa dotýka celej firmy – skladu, obchodu, účtovníctva, výroby, personalistiky. Problém nastáva vtedy, keď si každé oddelenie myslí, že nový systém je pre tých druhých.

Pred výberom akéhokoľvek riešenia si nakreslite, ako dnes informácie vo vašej firme cestujú. Kto čo zadáva. Kto čo potrebuje vidieť. Kde vznikajú zbytočné kroky. Tento obraz je cennejší než akýkoľvek zoznam požiadaviek a odhalí vám prepojenia, o ktorých ste ani nevedeli, že existujú.

Keď si nakreslíte, ako u vás dáta reálne prúdia, odhalíte prepojenia, o ktorých ste predtým ani netušili.

3. Kde chceme byť o tri roky?

Systém, ktorý vám dnes stačí, nemusí stačiť o tri roky. Plánujete otvoriť ďalšiu prevádzku? Vstúpiť na nový trh? Zmeniť spôsob predaja?

Z praxe vieme, že firmy, ktoré si vyberú systém „na teraz," ho po piatich rokoch menia a druhá implementácia ich vyjde drahšie než prvá, pretože musia riešiť aj prenos dát, zmenu procesov aj zaškolenie ľudí odznova. Dvakrát zaplatíte za to, čo ste raz podcenili.

4. Kto to bude používať každý deň?

Systém si nevyberá IT oddelenie ani šéf. Systém používa skladník, obchodník, účtovníčka, vedúci zmeny. A ak im nové riešenie nesedí, budú ho obchádzať – vlastnými tabuľkami, papiermi, paralelnými zoznamami.

Videli sme implementácie za státisíce eur, kde ľudia po roku stále pracovali v exceli – pretože sa ich nikto nespýtal, čo potrebujú. Zapojte ich do výberu od začiatku. Nie preto, aby rozhodovali ale preto, aby ste vedeli, čo im má uľahčiť prácu.

5. Čo sa stane s dátami, ktoré sme roky zbierali?

Každá firma má za sebou roky záznamov – zákazníkov, faktúry, históriu skladových pohybov. Otázka nie je len „dostaneme nový systém," ale „čo sa stane so všetkým, čo sme doteraz nazbierali?"

V praxi vidíme firmy, ktoré pri prechode prídu o časť histórie alebo ju majú v nečitateľnej podobe. To znamená problémy pri daňovej kontrole, pri reklamáciách, pri rozhodovaní na základe dát. Ak to dodávateľ nevie konkrétne vysvetliť ešte pred podpisom zmluvy, je to varovný signál.

6. Koľko nás to bude naozaj stáť?

Cena systému a skutočná cena prechodu sú dve rozdielne veci. Okrem licencií alebo mesačného predplatného treba rátať so zaškolením ľudí, s poklesom výkonu v prvých týždňoch, s úpravami procesov, s časom vašich ľudí, ktorí budú projekt viesť popri bežnej práci.

Ak to podceníte, zaplatíte za implementáciu dvakrát. Raz dodávateľovi, druhýkrát v stratenom čase a chaose vo firme. Žiadajte si od dodávateľa úplný obraz nákladov, nie len cenu licencie.

7. Čo ak niečo nebude fungovať?

Žiadna implementácia neprebehne bez prekážok. Otázka nie je či nastane problém, ale kto vám pomôže ho vyriešiť a ako rýchlo.

Kto bude váš kontakt? Ako rýchlo niekto zdvihne telefón? Je podpora v slovenčine a rozumie špecifikám slovenského účtovníctva a legislatívy? Keď sa niečo zasekne uprostred mesačnej uzávierky, toto je práve to, na čom záleží najviac. Referencie od iných zákazníkov vám povedia viac než akákoľvek prezentácia.

8. Je to systém pre firmy ako my alebo je to „zmenšený" systém pre veľkých?

Veľký rozdiel je medzi systémom, ktorý vznikol pre korporácie a neskôr bol zjednodušený pre menšie firmy, a systémom navrhnutým priamo pre firmy vášho typu a odvetvia.

Prvý zvyčajne ponúka množstvo toho, čo nikdy nevyužijete a chýba mu to, čo skutočne potrebujete. Druhý pozná vaše problémy, pretože ich rieši u stoviek podobných zákazníkov každý deň. Pýtajte sa: koľko firiem z vášho odvetvia daný systém reálne používa?

9. Zvládne to rásť spolu s nami bez ďalšej výmeny?

Flexibilita systému nie je marketingové slovo. Je to rozdiel medzi riešením, ktoré vám slúži päť rokov, a riešením, ktoré vám slúži pätnásť.

Konkrétne to znamená: vieme pridať nových používateľov bez zásadného predraženia? Vieme pripojiť nový sklad, pobočku, e-shop? Vieme zmeniť proces bez toho, aby sme museli platiť za vývoj na mieru? Tieto otázky si položte teraz. Nie až vtedy, keď budete rast skutočne riešiť.

10. Sme na takúto zmenu ako firma pripravení?

Toto je otázka, ktorú si väčšina firiem nekladie. A pritom rozhoduje o tom, či implementácia dopadne dobre alebo zle.

Zmena systému nie je len technická záležitosť. Je to zmena spôsobu, akým vaši ľudia každý deň pracujú. Niekto to musí viesť, koordinovať, komunikovať. Ak to nikto nemá v popise práce a každý to rieši popri bežných povinnostiach, projekt sa predĺži, ľudia sa vyčerpajú a výsledok bude bolestivý bez ohľadu na to, aký dobrý systém ste si vybrali.

Dobrý dodávateľ vám s prípravou pomôže. Ale ochota zmeniť sa musí prísť zvnútra firmy.

Správne otázky vám ušetria roky problémov

Výber ERP systému nie je nákup softvéru. Je to rozhodnutie o tom, ako bude vaša firma fungovať nasledujúce roky: ako rýchlo budete vedieť reagovať, ako presné budete mať informácie, ako dobre budú spolupracovať vaše tímy.

Firmy, ktoré si tieto otázky položia vopred, implementujú rýchlejšie, lacnejšie a s oveľa menším stresom. Tie, ktoré ich preskočia, na to zvyčajne doplácajú – časom, peniazmi alebo obomi naraz.

Radi si s vami týchto 10 otázok prejdeme osobne a ukážeme, kde máte najväčšie riziká ešte predtým, než sa rozhodnete. Konzultácia je bezplatná a bez záväzkov.