Ako si udržať tempo a motiváciu pri implementovaní ERP: 5 malých víťazstiev, ktoré vám pomôžu napredovať

Implementácia komplexného ERP systémuje sa dá prirovnať k prerábke kuchyne. Na začiatku je nadšenie, krásne vizualizácie a veľké plány. Po týždni zistíte, že jete z plastových tanierov, máte prach aj tam, kde by ste ho nečakali a obyvatelia domácnosti začínajú byť nervózni. Ale vydržíte to, lebo máte víziu a tak sa dočkáte momentu, keď je projekt dokončený. Zrazu sa varí rýchlejšie, ľahšie a v kuchyni sa konečne cítite tak, ako ste vždy chceli. Jedlá uvarené v takejto kuchyni sú neporovnateľne lepšie a chýr o vašich kuchárskych zručnostiach sa šíri do sveta.

Trošku sme to prehnali, ale chceme na tomto príklade demonštrovať, ako vyzerá zavedenie ERP systému. Na začiatku ste na nervy, ale kto vytrvá do konca, získa nenahraditeľného pomocníka, ktorý zlepší všetky firemné procesy.

Zavedenie komplexného systému je komplexná vec a tak trvá ešte o niečo dlhšie, ako prerábka kuchyne.

Tak ako to celé vydržať a nevykašľať sa na to uprostred procesu?

Jednoducho – malými, ale zmysluplnými krokmi, ktoré ukážu tímu aj vám, že projekt napreduje. V angličtine sa to volá „quick wins“ – malé víťazstvá, ktoré dokážu udržať dynamiku aj vtedy, keď veľké zmeny ešte čakajú na svoj deň.

Spoznajte 5 príkladov „malých výhier“, ktoré vedia výrazne pomôcť pri ERP projekte:

1. Začnite s jednoduchým reportom ešte pred spustením systému

Nie je nutné čakať, kým bude všetko hotové. Ak už máte vyčistené dáta, môžete z nich vytvoriť jednoduchý prehľad. Napríklad o zásobách, predajoch či zákazníkoch. Aj keď je to len dočasné riešenie, tím uvidí, že práca na projekte prináša reálny výsledok. Zároveň si overíte, či máte kvalitné dáta a ako s nimi ľudia vedia pracovať.

2. Zjednodušte jeden otravný proces, ktorý všetci poznajú

Každá firma má nejaký fakt „trápny“ proces, ktorý každý nenávidí. Napríklad komplikované schvaľovanie dochádzky, ktoré inak perfektne vyrieši QASIDA Mobile alebo ručné zapisovanie bločkov (Využite radšej našu QASIDA OCR aplikáciu a dostaňte ich do systému behom sekundy). Ale späť k téme. Skúste si vybrať jeden takýto proces a upraviť ho tak, aby bol jednoduchší. A to ešte predtým, než sa pustíte do plnej automatizácie.

Napríklad:

• Zaviesť jednoduché formuláre na schvaľovanie. 
• Nastaviť rýchle schvaľovanie výdavkov e-mailom.  
• Niečo iné 😊 

Používatelia hneď uvidia rozdiel a získate si ich dôveru.

3. Otestujte používateľské oprávnenia v jednom oddelení

ERP systém často obsahuje rôzne roly a oprávnenia, teda kto čo môže vidieť, meniť alebo schvaľovať. Ak sa to nechá na poslednú chvíľu, vzniká chaos.

Preto odporúčame:

• vybrať jedno oddelenie (napr. finančné), 
• otestovať na ňom nastavenie prístupov, 
• a zbierať spätnú väzbu. 

Pomôže vám to doladiť bezpečnosť systému, zároveň si vychováte interných „ambasádorov zmeny“, ktorí budú neskôr pomáhať ostatným.

4. Vyskúšajte školenie na jeden jednoduchý proces v predstihu

Nemusíte čakať, kým bude celý systém pripravený. Stačí si vybrať jednu bežnú činnosť. Napríklad zadanie nového dodávateľa – a natrénovať na nej malú skupinu používateľov.

Potom sledujte:

• či si informácie zapamätali, 
• aké otázky mali, 
• čo by im pomohlo pochopiť systém lepšie. 

Takéto školenie nemusí zabrať veľa času a poznatky z neho využijete pri finálnom školení všetkých zamestnancov. Zároveň ukážete, že sa veci hýbu a záleží vám na tom, aby boli všetci informovaní.

5. Použite nový systém na reálne rozhodnutie manažmentu

Ak ERP systém nastavujete napríklad pre výrobu, využite ho hneď na niečo konkrétne. Napríklad rozhodnutie o tom, ktoré výrobky ponechať v portfóliu alebo ako nastaviť ceny.

Nemusí to byť dokonalé, stačí, ak v testovacom prostredí ukážete simuláciu a pomôžete manažmentu lepšie sa rozhodnúť.

Výsledok? Manažéri zrazu nevidia ERP ako „nutné zlo“, ale ako nástroj, ktorý už teraz prináša hodnotu.

Ako využiť malé výhry naplno?

Nie každé rýchle zlepšenie je skutočne prínosné. Aby výhra mala zmysel, potrebuje:

• byť prepojená na reálne zlepšenie procesov, 
• podporiť zmenu správania (nie len „naoko“), 
• byť kompatibilná s tým, čo bude fungovať aj po spustení do ostrej prevádzky, 
• a hlavne: byť prezentovaná ako dočasný experiment/testovanie, nie finálne riešenie. 

Je tiež dôležité, aby sa o týchto výhrach vedelo. Najmä medzi manažmentom. Keď vaši lídri uvidia výsledky, budú projekt viac podporovať a motivovať ostatných.

Prečo sa oplatí zaoberať sa týmito „malými“ výhrami?

Predstavte si zavádzanie nového firemného systému teraz ako triatlon. Je to súhra viacerých disciplín, ktoré treba zvládnuť postupne a preukázať vytrvalosť. Ak tím nezaznamená v prvých fázach aspoň drobné úspechy, rýchlo stratí motiváciu a energiu. Preto je dôležité nájsť príležitosti na skoré, jednoduché víťazstvá, ktoré:

• Ukážu, že projekt napreduje, 
• overia dôležité predpoklady, 
• zapoja ľudí, 
• udržia vedenie aktívne zainteresované. 

Ak máte pocit, že váš projekt stagnuje, možno stačí len malý krok správnym smerom. A s tým vám v Asseco Solutions vieme pomôcť.

Chcete zaviesť vo vašej firme komplexný systém? Pýtate sa, ako si vybrať správny ERP systém? Alebo len potrebujete poradiť predtým, ako sa rozhodnete? Kontaktujte nás na info@assecosol.com alebo vyplňte formulár „Mám záujem“. Sme si istí, že to nebudete ľutovať.