Ako presvedčiť zamestnancov, aby prestali používať Excel?

Zbavte sa raz a navždy chýb z ručného prepisovania dát

Ak vás zaujal nadpis tohto blogu, pravdepodobne vašu prácu „obohacujú“ desiatky excelových tabuliek, ktoré sa hemžia chybami. Zamestnanci v nich chtiac-nechtiac prepisujú dáta, ktoré majú málo spoločného s realitou. Množstvo času tak venujete pátraniu po správnej informácii a keď ju nájdete, nemôžete si byť ňou istí. Chaos, ktorý dokáže spôsobiť ľudský faktor v jednej rozsiahlej tabuľke by bol trochu moc aj na Sherlocka Holmesa. Možno by si dokonca privolal na pomoc Watsona. A presne nato sme tu aj my.

Pátranie po správnych číslach pri nesprávnej evidencii

V mnohých slovenských firmách sa stretávame s tým, že zamestnanci stále používajú Excel na plánovanie, sledovanie výroby, finančné výkazy či reporting. Aj keď je Excel flexibilný a väčšina ľudí ho ovláda, pri jeho používaní mimo oficiálnych systémov sa často stáva, že sa údaje duplicitne prepisujú, vznikajú chyby, informácie sa líšia a firma postupne stráca prehľad ​aj čas.

Ako teda docieliť, aby tím prestal používať excelové hárky a neobchádzal tak ERP systém alebo iný oficiálny systém? Pripravili sme pre vás 5 konkrétnych tipov, ktoré vám pomôžu dostať Excel von z hry a zaviesť firemný systém do každodennej praxe. Výsledkom bude menej ručného prepisovania s tým súvisiacich chýb. Získate istotu, že čísla, s ktorými pracujete, sú aktuálne a správne.

1. Identifikujte, prečo zamestnanci používajú Excel

Pred tým, než sa pokúsite zmeniť správanie, potrebujete pochopiť motiváciu zamestnancov. Toto sú typické dôvody, prečo býva Excel uprednostňovaný:

• Je rýchly a majú ho pod kontrolou – zamestnanci si tabuľke si vedia dáta hneď upraviť bez zdĺhavého čakania na otvorenie a prepis v systéme. Majú pocit, že systém je pomalý alebo nedokáže riešiť špecifické situácie.
• Dá sa prispôsobiť – zoradiť, filtrovať alebo zvýrazniť dáta podľa vlastných potrieb je lákavé a dáva pocit kontroly nad tým, čo je pre nich najdôležitejšie.
• Systém nie je dostatočne pochopený – zamestnanci nie sú dobre zaškolení na prácu v systéme, nepoznajú všetky možnosti ERP systému a tak dôverujú radšej svojim tabuľkám.
• Chýbajú jasné pravidlá – keď nie je zrejmé, kto má spracovať dáta, schváliť čísla alebo urobiť report, zamestnanci často siahajú po Exceli, pretože im umožňuje robiť veci samostatne a rýchlo. Získavajú tým pocit, že aspoň oni majú prehľad a kontrolu nad situáciou. 

Čo je potrebné urobiť?

Niekedy je riešenie veľmi jednoduché – stačí len trocha času na rozhovor so zamestnancami. V praxi sa ukazuje, že krátka diskusia alebo interný prieskum dokážu odhaliť, prečo zamestnanci obchádzajú systém, a zároveň vďaka nim získate cenné podklady na zlepšenie procesov. Pomenovaný problém sa odstraňuje oveľa lahšie. Skúste začať týmto spôsobom a uvidíte, kde sú skutočné prekážky.

2. Zjednoťte procesy a stanovte jasné pravidlá

Jedným z najčastejších dôvodov, prečo zamestnanci siahajú po Exceli, je to, že každý pracuje trochu inak. Iné postupy platia na rôznych oddeleniach alebo pobočkách, údaje sa zapisujú rozdielnymi spôsobmi a nie je jasné, ktorá verzia je správna.

Čo je potrebné urobiť?

• Definujte jednotné workflow, ktoré platí pre všetkých.
• Určte vlastníkov procesov a dát – teda kto je zodpovedný za ich správnosť a aktualizáciu.
• Zabezpečte jednotné šablóny a reporty priamo v systéme. 

Keď zamestnanci vidia, že systém je jasný, prehľadný a funguje rovnako pre všetkých, znižuje sa potreba využívať Excel ako „záchranné koleso“.

3. Investujte do školení a podpory

V mnohých firmách je ERP systém formálne zavedený, no zamestnanci ho využívajú len čiastočne. Často sú pri práci s ním neistí, nepoznajú jeho možnosti a nemajú sa na koho obrátiť. V takýchto situáciách automaticky siahajú po starom dobrom Exceli.

Čo je potrebné urobiť?

• ​Investujte do praktických školení zameraných na každodenné úlohy zamestnancov.
• Stanovte superpoužívateľov – kolegov, ktorí systém ovládajú lepšie a vedia pomôcť ostatným.
• Vyhraďte čas na priebežnú kontrolu a určite, kto ju bude vykonávať. Zamestnanci tak získajú istotu, že sa majú na koho obrátiť aj po spustení systému. 

Tip: kombinujte školenia s krátkymi videonávodmi a FAQ v intranete.

4. Komunikujte prínosy a motivujte tím

Zmenu správania nemožno dosiahnuť len príkazom. Zamestnanci musia jasne vidieť, aké výhody im nový systém prináša v každodennej práci:

• Menej manuálnej práce a menej chýb – už nebudete prepisovať tie isté údaje do Excelu.
• Lepšia kontrola nad dátami a reporting – všetky informácie sú na jednom mieste a aktuálne.
• Rýchlejšie rozhodovanie vďaka aktuálnym a overeným dátam – vďaka overeným dátam budete vedieť konať hneď, bez dohľadávania. 

Motivácia nemusí byť len finančná. Úspechy je možné oceňovať aj uznaním, či malými odmenami, alebo sledovaním konkrétnych KPI priamo v systéme, aby každý videl, že jeho práca má reálny dopad.

5. Sledujte pokrok a podporujte pozitívne návyky

Proces vedúci k zmene správania nie je možné nastaviť raz a pustiť z hlavy. Aby ste Excel vykorenili alebo sa používal len v prípadoch, keď je to logické, robte tieto kroky:

1. Sledujte používanie systému
   Zistite, kto aktualizuje dáta v ERP a kto ešte používa Excel na reporty. Pravidelné sledovanie ukáže, kde systém ešte nie je naplno využívaný. 
2. Oceňujte správne používanie
   Pochváľte zamestnancov, ktorí systém využívajú správne. Uznanie motivuje ostatných a jasne ukazuje konkrétny prínos ERP pre každodennú prácu. 
3. Riešte obchádzanie systému
   Ak niekto stále používa Excel, zistite dôvod – môže ísť o neznalosť, zložité workflow alebo zaužívané zvyky. Pomocou školení, mentorov alebo upraveného workflow tieto obchádzky odstráňte. 

Evidujte dáta v ERP systéme a s pátraním po správnych dátach sa môžete rozlúčiť

Zmena správania je postupný proces – cieľom je, aby zamestnanci ERP používali ako prvú voľbu, a Excel sa stal len doplnkovým nástrojom tam, kde to naozaj dáva zmysel. S pátraním po dátach sa tak konečne môžete rozlúčiť. 😊

Ak sa vám tieto kroky podarí dodržať, ERP systém alebo iný oficiálny firemný systém sa stane spoľahlivým nástrojom. Excel prestane byť prvou voľbou a ostane len doplnkovým nástrojom tam, kde to naozaj dáva zmysel.

Odmenou za vašu snahu bude spoľahlivý systém, prehľadné dáta a procesy, ktoré znižujú chyby spôsobené ľudským faktorom. Budete mať istotu pri každom rozhodnutí a prehľad, ktorý vám uľahčí každodennú prácu.

Topíte sa v chaose a neviete si dať rady? Kontaktujte nás a radi vám porozprávame o tom, ako s ním bojujeme my prostredníctvom riešení z ekosystému QASIDA.