Ako ERP systém zjednodušuje každodenné procesy vo firme

Ráno otvoríte jeden systém.
Nemusíte prepínať medzi aplikáciami, porovnávať údaje s excelovou tabuľkou ani hľadať, ktorá verzia je vlastne správna. Znie to ako drobnosť, no v skutočnosti je to pomoc, ktorá je naozaj oslobodzujúca.
Práve toto je jeden z hlavných prínosov ERP systému. Ale zďaleka nie jediný.

Moderné ERP riešenia spájajú dáta, procesy aj ľudí do jedného funkčného celku a pomáhajú firme fungovať plynulejšie – každý jeden deň.

Všetky dáta na jednom mieste

Centralizácia dát je síce často používaná fráza, no jej dopad je veľmi konkrétny. ERP systém zhromažďuje kľúčové informácie do jedného prostredia a zároveň sa prepája s nástrojmi, ktoré už vo firme používate. Napríklad s CRM, e-shopom, skladovým či mzdovým systémom, prípadne bankovými modulmi.

Ako to potom vyzerá? Dáta sa automaticky synchronizujú, neprepisujú sa ručne a systém funguje ako prirodzený mozog firmy, ktorý má vždy aktuálny obraz o tom, čo sa deje.

Transparentnosť a prehľadnosť dát

Kvalitný ERP systém poskytuje firme prehľad. Nielen manažérsky, ale aj operatívny. Je tvorcom a udržiavateľom poriadku. Na jednom mieste vidíte, kde sa firma nachádza, čo funguje dobre a kde sa začínajú objavovať problémy. V praxi môžete jednoducho sledovať napríklad:

• výkonnosť jednotlivých oddelení,
• stav skladových zásob,
• finančné toky a fakturáciu,
• projekty a úlohy naprieč tímami. 

Koľkokrát ste čakali na kolegu z IT, ktorý jediný vie stiahnuť ako-tak presný report? Alebo ste si možno hovorili: „Počkáme na mesačný výkaz… už len dva týždne a uvidíme, ako na tom sme…“. S ERP systémom vám takéto čakanie nehrozí. Všetko je dostupné online a v reálnom čase. Nie poobede, nie keď sa kolega vráti z dovolenky a nie o 2 týždne. Stačí pár kliknutí a hotovo.

Automatizácia rutinných úloh

Jednou z ďalších skvelých výhod ERP systému je, že odbremení zamestnancov od opakovanej rutiny.

Poznáte ten pocit, keď polovicu dňa trávite prepisovaním údajov medzi tabuľkami, kontrolou zásob alebo vystavovaním faktúr, a napokon si aj tak nie ste úplne istí, či to máte dobre?

ERP tieto činnosti zjednodušuje, zrýchľuje a zabezpečuje spoľahlivejší výsledok. Zopár krát kliknete a dáta sa automaticky spracujú – bez zdĺhavého prepisovania a chýb, ktoré vznikajú pri ručnej práci.

Pre menšie firmy je v tomto smere ideálnou voľbou QASIDA START. Prináša rovnaké princípy efektivity ako plnohodnotný ERP systém QASIDA ERP, no v rozsahu a jednoduchosti, ktorá zodpovedá každodennej realite menšieho tímu. Navyše je QASIDA START dostupná v 3 balíčkoch: Účtovník, Štandard a Komplet. Vyberiete si ten, ktorý najviac zodpovedá vašim potrebám a platíte len za to, čo potrebujete.

Prepojenie s ďalšími systémami bez chaosu

V úvode sme už načrtli, že podstatou dobrého ERP systému sú dáta na jednom mieste. Aby však toto „jedno miesto“ naozaj fungovalo, jednotlivé nástroje vo firme potrebujú spolu komunikovať. Aj takto ERP systém nadobúda svoju výslednú podobu – spája CRM, e-shop, sklad, mzdy či účtovníctvo do jedného prepojeného celku. Vďaka tomu každý vo firme pracuje s rovnakými, aktuálnymi dátami. 

ERP systém zabezpečí, že všetci zamestnanci pracujú s rovnakými dátami

V praxi to znamená, že:

• dáta sa vám budú pekne synchronizovať medzi CRM a fakturáciou,
• zásoby sa budú automaticky prepočítavať medzi skladom a e-shopom,
• mzdové a účtovné údaje sa budú aktualizovať bez toho, aby ste ich museli ručne prepisovať.

Namiesto zdĺhavého prepisovania alebo neustáleho overovania si môžete byť istí, že všetko funguje správne a informácie sú presne tam, kde ich práve potrebujete. ERP systém tak eliminuje chaos a zaisťuje, že firma má vždy spoľahlivý prehľad.

Reporting ako základ každodenného riadenia

Striasa vás, keď počujete slovo reporting? Nie ste sami. Väčšina manažérov si predstaví hromadu čísel, zdĺhavé výkazy a nekonečné porovnávanie údajov. V ERP systéme však reporting nie je povinným zlom. Je prirodzenou súčasťou práce a reálnou oporou pri rozhodovaní.

Správne reporty vám ukážu, ako sa firme darí práve teraz. Pomôžu odhaliť miesta, kde zbytočne unikajú peniaze, a ukážu produkty, zákazníkov či procesy, ktoré firmu skutočne posúvajú dopredu.

Najväčšou výhodou je, že reporty sú jednoduché a prehľadné, takže sa v nich ľahko vyznáte. Už nemusíte porovnávať údaje z viacerých zdrojov ani loviť informácie z rôznych excelov alebo systémov – všetko je jasné a pripravené na použitie.

ERP systém ako nástroj, nie povinnosť

Dobrý ERP systém nie je administratívna záťaž. Je to nástroj, ktorý zjednodušuje každodenné procesy, prináša prehľad a umožňuje firme rásť s istotou. Správne dáta totiž neukazujú len čísla. Ukazujú smer.

Mnohé firmy však vnímajú zavedenie ERP systému ako náročný a bolestivý proces, ktorý znamená veľké zmeny a veľa práce navyše. Pravda je, že to tak byť nemusí. Pri správnom nastavení, rozumnom rozsahu a postupnom zavádzaní sa dá ERP implementovať prirodzene – bez chaosu a zbytočného stresu.

ERP systém mení prácu s dátami. Z povinnosti, akou je reporting urobí funkčný nástroj, a to nielen pre veľké firmy, ale aj pre menší biznis.

Hľadáte spôsob, ako posunúť vašu firmu ďalej bez zbytočného chaosu? Ozvite sa nám na info@assecosol.com a radi vám pomôžeme zorientovať sa v možnostiach počas nezáväznej konzultácie.