Nejčastější dotazy a odpovědi k e-faktuře

E-faktura pro daňové subjekty: nejčastější otázky a odpovědi

Slovensko se připravuje na jednu z největších změn v oblasti podnikání a účetnictví za poslední desetiletí. Éra papírových faktur a běžných PDF souborů posílaných e-mailem postupně končí a nahrazuje ji e-faktura. Tato změna není jen o novém formátu dokumentu, ale o kompletním přechodu na digitální, automatizovanou komunikaci mezi podniky, veřejnou správou a státem.

Co je to vlastně e-faktura?

Jednoduše řečeno, e-faktura není obrázek ani dokument, který si vytisknete a založíte do šanonu. Jde o strukturovaný XML soubor, který je vyhotoven podle evropského standardu EN16931. Hlavní rozdíl oproti běžnému PDF je v tom, že e-faktura obsahuje data, kterým váš účetní systém rozumí automaticky. Znamená to konec ručního přepisování údajů, méně chyb při zadávání IBANů a výraznou úsporu času a nákladů.

V následujícím přehledu najdete odpovědi na nejčastější otázky, které trápí podnikatele a účetní, zpracované srozumitelnou řečí na základě oficiálních informací Finanční správy SR.

Základní informace o e-faktuře

Zahoďte všechny otazníky související s e-fakturou

Co přesně znamená termín e-faktura?

Podle evropské směrnice je elektronická faktura taková, která byla vyhotovena, zaslána a přijata ve strukturovaném elektronickém formátu XML. Tento formát (konkrétně standard UBL) umí váš účetní program zpracovat úplně sám. Na rozdíl od naskenovaného papíru obsahuje data zapsaná tak, že je počítač umí přečíst a zpracovat, aniž by je někdo musel ručně přepisovat.

Je e-faktura jiná než běžná PDF faktura?

Ano, a to zásadně. PDF faktura je pro počítač v podstatě jen obrazový dokument – systém neumí automaticky rozlišit, co je částka a co je datum splatnosti bez speciálního softwaru. E-faktura je datový soubor, který tyto informace podává v jasné struktuře, což odstraňuje riziko překlepů a manuální práce.

Proč bychom měli na tento systém přejít?

Hlavním důvodem je efektivita. E-faktura přináší automatizované zpracování, úsporu času, snížení chybovosti a bezpečnější přenos dat. Navíc je systém kompatibilní v rámci celé EU přes síť Peppol, což zjednodušuje přeshraniční obchod, který se plánuje naplno spustit později.

Koho se nová povinnost týká?

Týká se e-faktura i běžných občanů (nepodnikatelů)?

Ne. V současnosti se e-faktura vztahuje pouze na fakturaci mezi podniky (B2B) a mezi podniky a veřejnou správou (B2G). Pro běžné koncové spotřebitele se nic nemění.

Kdo všechno má povinnost přijímat e-faktury?

Elektronické faktury musí umět přijímat každá právnická osoba a každý podnikatel, který je osobou povinnou k dani. To zahrnuje:

• Živnostníky a osoby s živnostenským oprávněním.
• Lidi se svobodným povoláním jako advokáti, notáři, architekti či umělci.
• Samostatně hospodařící rolníky.
• Osoby, které pronajímají nemovitosti a mají přiděleno DIČ.

Musím používat e-fakturu, i když nejsem plátcem DPH?

Povinnost vyhotovovat elektronické faktury se netýká osob povinných k dani (např. malých živnostníků nebo pronajímatelů), které nejsou plátci DPH. Avšak jako osoba povinná k dani musíte být schopni e-fakturu přijmout. Pokud vám například váš operátor nebo dodavatel energií pošle e-fakturu, musíte mít vytvořenou cestu, jak ji přijmout přes vašeho Digitálního pošťáka.

Existují nějaké výjimky?

Ano, existují speciální případy, kdy se elektronické faktury nesmějí vyhotovit. Týká sa to hlavně utajovaných plnění nebo dodávek pro bezpečnostní složky státu, jako je Slovenská informační služba nebo Vojenské zpravodajství. V těchto případech se nadále používají klasické formy fakturace.

Harmonogram a důležité termíny

Odkdy bude e-faktura povinná?

Zavádění na Slovensku probíhá postupně:

• Rok 2026: Přechodné období, kdy si systém můžete vyzkoušet dobrovolně.
• 1. ledna 2027: Spouští se povinná e-faktura pro tuzemské transakce (B2B a B2G) pro všechny plátce DPH.
• 1. července 2030: Předpokládá se rozšíření na přeshraniční faktury a úplné zrušení kontrolního hlášení DPH.

Praktické fungování a doručování

Jak se budou e-faktury zasílat a přijímat?

Faktury se budou zasílat pomocí zprostředkovatelů služeb, takzvaných Digitálních pošťáků. Ti zajistí, že se vaše faktura dostane ke správnému příjemci bezpečně a spolehlivě přes síť Peppol. Budete potřebovat přístup k této službě – buď přímo přes váš účetní program, nebo přes webovou či mobilní aplikaci Digitálního pošťáka.

Mohu po 1. lednu 2027 poslat fakturu i e-mailem?

V povinném režimu (tuzemské B2B a B2G transakce) již běžná faktura zaslaná e-mailem v PDF formátu nebude stačit. Výchozím a zákonným způsobem doručení je zasílání přes Digitálního pošťáka (doručovací službu). Zákonná povinnost vyhotovit a zaslat e-fakturu se považuje za splněnou právě jejím odevzdáním doručovací službě.

Jak si mám vybrat certifikovaného Digitálního pošťáka?

Digitálního pošťáka si vybíráte sami z komerční nabídky na trhu. Finanční správa bude na svém portálu průběžně zveřejňovat seznam certifikovaných poskytovatelů.

Při výběru zvažte:

• Zda váš současný účetní software již má vybraného partnera nebo přímé napojení.
• Cenovou politiku (model platby za fakturu nebo měsíční předplatné).
• Uživatelskou přívětivost aplikace, zejména pokud faktury vystavujete jen občas.
• Certifikaci v síti Peppol, která zaručuje bezpečnost a soulad s normami.

Co když mi dodavatel pošle e-fakturu a já ji neumím přijmout?

Od roku 2027 jste ze zákona povinni být schopni přijmout e-fakturu přes doručovací službu. Pokud si tuto povinnost nesplníte (nemáte nasmlouvaného pošťáka) a dodavatel fakturu přes svou službu řádně odešle, jeho zákonná povinnost se považuje za splněnou. Vy se však vystavujete riziku sankcí za nedodržení legislativy a komplikacím při uplatňování nároků z faktury. Pokud odběratel v systému není, doručení může skončit chybou, ale odpovědnost za tento stav nese příjemce.

Náklady, opravy a sankce

Kolik mě bude stát e-faktura?

Cena závisí na zvoleném poskytovateli. Odhaduje se, že předplatné jednoduché aplikace Digitálního pošťáka by se mohlo pohybovat v průměru od 5 do 12 eur měsíčně. Mnozí poskytovatelé nabízejí i model platby za počet odeslaných dokladů.

Jak opravit chybu v e-faktuře?

Po úspěšném zaslání e-faktury není možné originál jednoduše přepsat. Standardním postupem v síti Peppol je vystavení formálního dobropisu k původní faktuře a následné zaslání nové, správné e-faktury s odkazem na tu původní. Systémy však budou provádět automatické kontroly údajů ještě před odesláním, čímž se počet chyb ve srovnání s minulostí výrazně sníží.

Jaké hrozí sankce?

Údaje z faktur se budou finanční správě oznamovat automaticky přes vašeho Digitálního pošťáka. Pokud však údaje nebudou nahlášeny, budou nesprávné nebo poslány pozdě, hrozí pokuta až do 10 000 eur. Při opakovaném porušení může dosáhnout až 100 000 eur. Dobrou zprávou je, že pokud uděláte zřejmý omyl a hned ho opravíte, pokutu byste dostat neměli.

Archivace a příprava

Musím e-faktury speciálně archivovat?

Ano, plátce je povinen uchovávat elektronickou fakturu po dobu deseti let. Důležité je, že se musejí archivovat v jejich původním XML formátu. Přestože si fakturu můžete pro přehlednost vizualizovat (např. do PDF), pro daňovou kontrolu je klíčový právě původní datový XML soubor.

Jak se připravit už dnes?

Ačkoliv povinnost začíná v roce 2027, rok 2026 je určen k přípravě:

1. Prověřte svůj software: Zjistěte u dodavatele, zda a kdy bude váš systém podporovat formát Peppol BIS 3.
2. Sledujte certifikované pošťáky: Vyberte si řešení, které nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
3. Vyzkoušejte si to: Můžete využít přechodné období v roce 2026, kdy si budete moci elektronickou fakturaci vyzkoušet nanečisto.

Elektronická fakturace je přirozeným krokem k digitalizaci, který má za cíl odbourat zbytečnú byrokracii a usnadnit podnikání všem stranám.

Hledáte detailnější informace nebo potřebujete poradit s implementací? Navštivte náš specializovaný web asseco-peppol.com, kde najdete celou problematiku e-faktury přehledně vysvětlenou na jednom místě.