Nejčastější chyby při elektronické fakturaci a jak se jim vyhnout

Elektronická fakturace může na první pohled působit jednoduše: XML, odeslání, hotovo. Realita je však úplně jinde. Většina problémů nevzniká v legislativě, ale v praxi – v datech, systémech a procesech. Podívejme se společně na nejčastější chyby a způsoby, jak se jim vyhnout.

❌ 1. Neaktuální nebo nekvalitní data

Toto je nejčastější problém.
Které jsou ty typické chyby?

• nesprávné IČO, DIČ nebo IČ DPH
• neaktuální adresy
• duplicity partnerů
• chybějící identifikátory

👉 Jaké to má důsledky?

• faktura se nedoručí
• systém ji odmítne
• nebo skončí u nesprávného příjemce

✅ Jak se tomu vyhnout?

• proveďte audit kmenových dat
• odstraňte duplicity
• pravidelně aktualizujte údaje
• ověřte identifikátory partnerů před ostrým provozem

❌ 2. Nesprávné identifikátory v síti

Při e-fakturaci nestačí znát firmu – systém potřebuje její identifikátor v síti (PEPPOL).

👉 Při nesprávném nastavení hrozí, že:

• faktura se nedoručí
• nebo se „ztratí“ v procesu

✅ Jak se tomu vyhnout?

• ověřte PEPPOL identifikátory partnerů
• nastavte správné mapování v systému
• otestujte doručování předem

❌ 3. Zastaralý nebo nepřipravený systém

Mnohé firmy předpokládají, že jejich stávající systém bude dostačující.

Typické problémy:

• nedokáže generovat XML
• nepodporuje standard EN 16931
• neumí zpracovat přijaté faktury
• nemá napojení na infrastrukturu

✅ Jak se tomu vyhnout?

• proveďte technický audit systému
• identifikujte jeho limity
• připravte upgrade nebo doplňkové řešení
• případně zvolte systém, který pokrývá celý proces elektronické fakturace end-to-end

❌ 4. Nedostatečné testování

„Otestovali jsme jednu fakturu – funguje to.“

👉 V praxi to nestačí.

Co tím riskujete?

• chyby ve formátu
• nesprávné DPH
• problémy s doručením
• chyby v účtování

✅ Jak se tomu vyhnout?

• testujte celý proces (end-to-end)
• ověřte různé scénáře
• zapojte reálné partnery
• spusťte pilotní provoz

❌ 5. Ignorování interních procesů

Firmy se často soustředí jen na technologii.

👉 Důsledek:

• nejasné schvalování
• nejednoznačné kompetence
• zdržení v procesu

✅ Jak se tomu vyhnout?

• nastavte jasné workflow
• definujte odpovědnosti
• upravte interní směrnice
• zaškolte zaměstnance

❌ 6. Řešení na poslední chvíli

👉 „Vyřešíme to těsně před termínem.“

Realita:

• nedostatek času
• problémy při integraci
• zvýšený stres
• vyšší riziko chyb

✅ Jak se tomu vyhnout:

• začněte minimálně 3–6 měsíců předem
• postupujte podle implementačního plánu
• testujte průběžně

❌ 7. Snaha řešit vše interně

Některé firmy se snaží vybudovat celé řešení vlastními silami.

👉 To znamená:

• vývoj
• integrace
• sledování legislativy
• testování

👉 Důsledek:

• vysoké náklady
• dlouhá doba implementace
• zvýšené riziko chyb

✅ Jak se tomu vyhnout?

• zvažte využití hotového řešení
• soustřeďte se na své klíčové podnikání, ne infrastrukturu

Netrapte se sami. Svěřte přechod na elektronickou fakturaci do rukou odborníků

🚀 Jak se většině chyb vyhnout

Většina problémů vzniká proto, že firma řeší jednotlivé oblasti odděleně:

• data
• infrastrukturu
• integrace
• validaci

Řešení od společnosti Asseco pomáhají tato rizika výrazně eliminovat:

🔧 Kontrola dat

• validace faktur před odesláním
• minimalizace chyb

🔗 Infrastruktura

• napojení na PEPPOL a digitálního „pošťáka“
• zabezpečené doručování

⚙️ Automatizace

• odesílání a přijímání faktur
• zpracování v rámci ERP systému

👉 Výsledek: méně chyb, méně stresu a rychlejší přechod na elektronickou fakturaci.

💡 Co dodat na závěr?

Nejčastější chyby při elektronické fakturaci nejsou technické. Jsou výsledkem nedostatečné přípravy.

Pokud upravíte data, připravíte systémy, nastavíte procesy a začnete včas, přechod na elektronickou fakturaci proběhne plynule a bez komplikací.

Držíme vám palce. Ale nejen to. V případě potřeby vám nabízíme pomocnou ruku. Kontaktujte nás na info@assecosolutions.sk a připravte se na elektronickou fakturaci bez stresu a s dostatečným předstihem.