Asseco Store

E-faktura 2027 pro účetní firmy: co se mění a jak to zvládnout s Invoice Managerem

Blog

E-faktúra 2027 pre účtovné firmy: čo sa mení a ako to zvládnuť s Invoice Managerom

Zjistěte, jak elektronická fakturace od roku 2027 změní práci účetních firem, jaké povinnosti přinesou elektronické faktury a jak funguje jejich odesílání a přijímání přes síť Peppol. Přečtěte si, jak se připravit na e-fakturu 2027 s řešením QASIDA Invoice Manager.

E-faktura 2027 pro účetní firmy: co se mění a jak to zvládnout s Invoice Managerem

Blog

Datum: 13.11.2026

Uveřejnil: Erika Fülöpová

Co čeká účetní firmy v souvislosti s e-fakturou? Co e-faktura mění a jak na to s Invoice Managerem

Od 1. ledna 2027 se mění způsob, jakým si firmy na Slovensku posílají faktury. PDF v e-mailu už nebude stačit a nahradí ho strukturovaný XML soubor, který se doručuje prostřednictvím digitálního pošťáka v síti Peppol. Pro účetní firmy to neznamená jen novou povinnost. Mění se to, odkud doklady přicházejí, jak se kontrolují, archivují a opravují a co si musíte dohodnout s každým klientem.

Tento článek vysvětluje, co se pro účetní mění, co k tomu říká finanční správa a jak to řeší systém pro účetní QASIDA Invoice Manager od Asseco Solutions. Řešení navržené pro účetní firmy a malé živnostníky, které již dnes pokrývá připojení k digitálnímu pošťákovi, nastavení faktur pro elektronickou fakturaci i kontrolu dokladů před odesláním.

Co se v článku dozvíte?

Elektronické faktury musí vystavovat plátci DPH, přijímat je musí umět všichni podnikatelé a právnické osoby.
Každý klient má pro příjem vlastního digitálního pošťáka. Účetní může získat přístup k jeho schránce.
Pokud má účetní provádět za klienta úkony na portálu Finanční správy, potřebuje autorizaci k zastupování.
Odpovědnost za správnost údajů a včasné vyhotovení faktury zůstává na dodavateli, i když doklad vytvoří účetní.
Invoice Manager se k digitálnímu pošťákovi připojí jednorázově a poté faktury odesílá a přijímá prostřednictvím Peppolu.

Co se mění v práci účetní firmy

Největší změna nastává na vstupu: doklady již nepřicházejí jako PDF, skeny a e-maily, ale jako strukturovaná data prostřednictvím digitálního pošťáka klienta.

	Dnes	Od 1. 1. 2027
Příjem dokladu	PDF, sken, e-mail, papír	XML prostřednictvím pošťáka klienta
Přepisování údajů	Ručně nebo pomocí OCR	Automatické načtení do programu
Archivace	Často pouze PDF	Původní XML soubor, 10 let
Oprava faktury	Opravný daňový doklad nebo storno	Dobropis a nová faktura, nebo opravná faktura – s odkazem na původní fakturu
Kontrola náležitostí	Vizuální	Validace při odeslání a příjmu, rozhoduje správné vyplnění polí
Hlášení Finanční správě	Kontrolní a souhrnné hlášení	Kontrolní výkaz se podává do 30. 6. 2030, údaje z faktur navíc oznamuje pošťák

Co se e-fakturou nemění? Povinné náležitosti faktury podle § 74 zákona o DPH, lhůta 15 dnů na vyhotovení a odeslání a povinnost účetního posoudit obsah dokladu. Mění se forma a doručení.

Co se mění a přibývá u e-faktury? Každý klient musí mít smluvně zajištěného digitálního pošťáka. Pro příjem může mít pouze jednoho, pro odesílání více. Faktura, která musí být vystavena jako e-faktura, musí být předána pošťákovi tak, aby se datum vystavení shodovalo s datem odeslání. Nestačí ji pouze vytvořit v programu.

Co nový systém fakturace neumožňuje? Odeslanou fakturu nelze prostřednictvím Peppolu smazat ani odmítnout. Chyby se řeší dobropisem a novou fakturou, proto je důležitá kontrola před odesláním.

Spolupráce s klientem: co je potřeba dohodnout

Finanční správa se ke spolupráci s externími účetními vyjádřila konkrétně. Následující body je potřeba předem dohodnout s každým klientem.

Přístup k fakturám. Každý klient bude mít pro příjem vlastního pošťáka, ale účetnímu může zpřístupnit svou schránku. Podle možností konkrétního řešení lze pracovat s doklady více firem z jednoho prostředí a nastavit různá přístupová práva.

Autorizace na portálu. Pokud má účetní za klienta provádět také úkony na portálu Finanční správy, například výběr digitálního pošťáka, musí mít příslušnou autorizaci k zastupování. Bez ní si klient vybere pošťáka sám.

Vystavování za klienta. Účetní může faktury vystavovat a odesílat jménem klienta. Je však potřeba předem nastavit přístup do systému a způsob zpracování. Za správnost údajů a včasné vyhotovení faktury nadále odpovídá dodavatel, tedy klient, i když doklad vytvoří třetí osoba.

Co se nezautomatizuje. Nový systém neznamená, že se faktury zaúčtují bez zásahu člověka. Účetní stále posuzuje obsah, správnost údajů, časové rozlišení a zařazení nákladů. Informace, které zná pouze klient (zda zboží skutečně převzal, na jaké středisko patří výdaj), si musí obě strany předávat i nadále.

Co si dohodnout před 1. 1. 2027:

kdo vybere pošťáka a kdo má autorizaci na portálu,
kdo vystavuje faktury: klient, nebo účetní jeho jménem,
kdo má přístup ke kterým dokladům a s jakými oprávněními,
kdo schvaluje a hradí faktury,
kdo archivuje XML soubory (10 let) a kde.

Jak to řeší a k čemu slouží Invoice Manager

QASIDA Invoice Manager od Asseco Solutions je navržen pro účetní firmy a malé živnostníky. Níže najdete přehled toho, co účetní firma při e-fakturaci potřebuje a kde to v aplikaci najde.

Co potřebujete	Jak to řeší Invoice Manager
Připojení k digitálnímu pošťákovi	Jednorázové připojení k pošťákovi APEX v části Synchronizace. Poté se e-faktury odesílají a přijímají prostřednictvím Peppolu.
Rozhodnout, které faktury se odesílají přes Peppol	U každého typu odběratelské faktury je k dispozici volba „Odesílat do Peppolu“ (pro typ Faktura a Faktura k přijaté platbě).
Kódy pro e-fakturu	Pole „Kód e-faktury“ u měrné jednotky, platební metody a sazby DPH.
Různé typy dokladů	Faktura, zálohová faktura, faktura k přijaté platbě, dobropis, vyúčtovací faktura a dobropis k faktuře k přijaté platbě.
Číslování dokladů	Číselné řady podle druhu faktury, například ve formátu rok, měsíc a pořadové číslo.
Kontrola před odesláním	Workflow s akcemi Kontrola povinných údajů a Uzavřít fakturu.
Opravy	Dobropis s odkazem na číslo původní faktury v šabloně.
Přístupy a odpovědnosti	Uživatelé, role a workflow role, přiřazení odpovědného uživatele při změně stavu.
Komunikace s klienty	Šablony e-mailů a dokumentů s údaji o klientovi, QR kódem a PayBySquare.

Jednorázové připojení a Peppol box. Připojení k digitálnímu pošťákovi APEX stačí vytvořit jednou. Podmínkou je, aby měla firma na portálu Finanční správy zvoleného pošťáka. Vybrat si nás jako pošťáka můžete ZDE. Správu elektronických faktur najdete v hlavním menu v sekci Peppol box.

Kontrola před odesláním. Protože odeslanou fakturu nelze prostřednictvím Peppolu smazat, je kontrola před odesláním důležitá. Workflow v aplikaci pracuje se stavy To do, Prebieha a Hotové. Ke stavům lze přiřadit akce: přiřadit uživatele, zkontrolovat povinné údaje, uzavřít fakturu (hlavička a položky se stanou neupravitelnými) nebo ji odemknout s uvedením důvodu. Pro účetní firmu je to praktický způsob, jak rozdělit práci mezi zaměstnance a vynutit kontrolu před uzavřením dokladu.

Role a uživatelé. Pro každého uživatele nastavíte roli a úroveň přístupu, například Administrátor, Manažer nebo Zaměstnanec. Workflow role určují, kdo může měnit stav dokladů. Díky tomu lze s klientem dohodnout, kdo doklady vystavuje, kdo je kontroluje a kdo je uzavírá.

Kódy e-faktury. U e-faktury musí mít každý řádek měrnou jednotku vyjádřenou kódem podle číselníku UN/ECE a faktura musí mít správně označené sazby DPH. Administrátor tyto kódy doplní do číselníků a doklady je poté přebírají.

Typy dokladů a opravy. Šablony podporují fakturu, dobropis, zálohovou fakturu, fakturu k přijaté platbě a vyúčtovací fakturu. Dobropis obsahuje číslo původní faktury, což odpovídá doporučenému postupu oprav v Peppolu: dobropis a nová správná faktura.

Checklist pro účetní firmu do 31. 12. 2026

Závěr

E-faktura nemění to, co účetní dělá. Mění to, jak k němu doklady přicházejí a jak se odesílají. Největším rizikem není technika, ale to, že se s klienty včas nedohodnou přístupy, odpovědnosti a pošťák. Při správném nastavení vám e-faktura ušetří ruční přepisování a přinese čistší data i kontrolu před odesláním.

Invoice Manager vám pomůže připojit se k digitálnímu pošťákovi, nastavit doklady pro Peppol a rozdělit práci v týmu. Pokud chcete vidět, jak to funguje ve vašem prostředí, ozvěte se nám a připravíme vám ukázku.

Upozornění. Článek má informativní charakter. Právní informace vycházejí z dokumentu Finančního ředitelství SR a z vyjádření jeho mluvčího, informace o Invoice Manageru z administrátorské příručky aplikace (stav k 29. 10. 2026). Funkce a postupy se mohou měnit, vždy se řiďte aktuální dokumentací. V konkrétním případě se obraťte na daňového poradce nebo správce daně.