Digitální hotel a chytrá restaurace: Budoucnost bez papírů a bez stresu

Pamatujete si na časy, kdy byla digitalizace v hotelnictví a gastronomii jen vzdálenou vizí? Dnes je realitou, která rozhoduje o tom, kdo dokáže svým zákazníkům nabídnout komfort při rezervaci, příjezdu i během pobytu – s rychlostí, přesností a spolehlivostí, na které si moderní host zvykl. Digitalizace zároveň přináší provozům efektivitu, propojení systémů či týmů a klid namísto chaosu a rozsáhlé papírové agendy. Hotely a restaurace, které využívají digitální řešení naplno, získávají konkurenční výhodu a posouvají hostovský zážitek na zcela novou úroveň.

Právě o tom byla řeč na konferenci AHRS v regionech 2025. Představil jsem koncept moderního hotelu budoucnosti, který funguje bez papírů, bez stresu a s technologií, která tiše pracuje v pozadí, od rezervace až po odjezd hosta.

Objednávka: první kontakt s digitalizací

Kdy a čím začíná první zážitek hosta? Každý host začíná svůj zážitek ještě před příjezdem – v momentě, kdy si dělá rezervaci. Právě zde se ukazuje síla digitalizace. Moderní PMS systémy dokážou zpracovat online objednávky automaticky, bez manuálních zásahů a zbytečné administrativy.

Hotel může propojit několik channel managerů do jednoho systému, přijímat objednávky z různých portálů a spravovat je v reálném čase. Pokud se změní cena nebo dostupnost pokojů, informace se automaticky odešlou i do externích systémů – bez potřeby manuálního přepisování. Takto se snižuje riziko chyb, přeprodání kapacit i stresu na recepci.

Ještě před příjezdem hosta vstupuje do hry automatizace e-mailové komunikace. „Před-příjezdový“ e-mail, který se odešle na základě zvolených parametrů, potvrdí rezervaci, nabídne doplňkové služby, parkování či možnost přidat se do věrnostního systému. Každý detail od obsahu po načasování je možné nastavit. Systém lze propojit s různými e-mailovými klienty.

Pokud se host rozhodne vstoupit do věrnostního programu, celý proces probíhá stejně jednoduše. Titan, věrnostní řešení Asseco Solutions, umožňuje nastavit různé úrovně věrnosti, automaticky přesouvat hosty mezi nimi, přidělovat slevy či bonusy a spravovat marketingové e-maily. V rámci programu lze využívat i elektronickou peněženku, takže host sbírá body nebo kredit, které může uplatnit při dalším pobytu.

Moderní hotel tak buduje vztah s hostem ještě předtím, než host vůbec projde dveřmi.

Příjezd: digitální check-in bez stresu

Může příjezd do hotelu probíhat rychle, pohodlně a bez zbytečného čekání? Určitě. Příjezd do hotelu už dávno nemusíme spojovat s dlouhým čekáním na recepci a podepisováním papírů. Všechno může proběhnout rychle, digitálně a s úsměvem.

Už při vstupu na parkoviště systém automaticky rozpozná evidenční číslo vozidla, které bylo uvedeno v online objednávce. PMS si ho zapamatuje a umožní nastavit čas otevření parkovací brány tak, aby host mohl pohodlně zaparkovat ještě před check-inem. Výjimky lze snadno nastavit i pro zaměstnance nebo servisní vozidla.

A co samotný check-in? Ten probíhá jednoduše – host může vyplnit údaje online, doplnit chybějící informace přímo na místě nebo využít fyzický kiosek, který zvládne celý proces bez potřeby recepce. V případě potřeby systém automaticky vydá zámkovou kartu nebo umožní vstup přes mobil.

Součástí digitálního příjezdu je i e-Sign, elektronické podepisování dokumentů. Host podepisuje vše přímo na obrazovce – GDPR souhlas, povinnosti vůči cizinecké policii či potvrzení o pobytu. Celý proces je bezpečný, rychlý a ekologický.

Systém zároveň komunikuje s technologií v budově – například s vytápěcím systémem od Siemens. Pokud je pokoj rezervován, topení se automaticky zapne ještě před příjezdem hosta. Je-li prázdný, systém energii šetří. Výsledkem je pohodlí pro hosta a nižší náklady pro hotel. I vy ještě plýtváte energií a penězi? Proč nevyužít inteligentní technologie, které dokážou ušetřit obojí?

Takto probíhá příjezd a ubytování hosta v moderním hotelu. Bez papírů, bez chaosu, jednoduše a efektivně.

Pobyt: chytrá restaurace a zážitek bez čekání

Určitě se shodneme, že když host dorazí, chce si v první řadě odpočinout. Zde je perfektně vidět síla propojené digitalizace – technologie vytváří prostor pro skutečný zážitek, nikoli starosti.

Řešení Kassandra, známé jako „mobilní číšník“, umožňuje účtovat na pokoj odkudkoli – u stolu v restauraci, u bazénu i v lobby. Personál může objednávky zadávat na běžných Android zařízeních nebo all-in-one mobilních terminálech. Host si může objednat, zaplatit a získat účtenku elektronicky. Co je na tom nejlepší? Žádné účtenky v peněženkách, či faktury v kapsách. Méně papírů ocení každý.

Tento systém nejen zrychluje obsluhu, ale zároveň minimalizuje chyby v objednávkách a usnadňuje komunikaci mezi restaurací, barem a recepcí. Všechny údaje se automaticky propojují s PMS, takže hostův účet je vždy aktuální a transparentní.

V pozadí pracuje systém Titan, který odměňuje loajalitu hostů. Automaticky přiřazuje profily, sleduje preference, nastavuje výši slev podle úrovně věrnosti a umožňuje sbírat body či kredit. Host tak dostává personalizované nabídky, benefity a důvod, proč se vrátit.

Díky takovému propojení technologií se z hotelu stává chytré prostředí – intuitivní, digitální a přátelské. Host má vše po ruce, personál má přehled a více času věnovat se tomu, co je nejdůležitější – péči o hosta.

Odjezd: rozloučení bez papírů

Po tomto rozloučení nebude smutný personál ani host. Protože ani odjezd hosta nemusí být administrativní peklo. V digitálním hotelu se vše děje automaticky – od fakturace až po poděkování.

Účet nebo faktura se odesílá přímo na e-mail hosta, s možností přizpůsobení obsahu dle potřeb hotelu. Žádné tisknutí papírů a žádné čekání ve frontě na recepci.

Zároveň vstupuje do hry aplikace HouseKeeping, která zefektivňuje práci personálu. Umožňuje okamžité sdílení informací o stavu pokojů, potřebě úklidu či zadávání požadavků na údržbu. Recepce tak vždy ví, který pokoj je připravený, a personál nemusí telefonovat ani přepisovat poznámky.

Po odjezdu hosta systém odešle automatizovaný „po-odjezdový“ e-mail, resp. poděkování, informaci o získaných bodech a nabídku na další pobyt. Marketingové e-maily se nastavují stejně jednoduše jako ty před příjezdem, takže komunikace s hostem pokračuje i po jeho odjezdu, a to přirozeně a nenuceně.

Zjednodušení pravidelné práce: reporting, výkazy, automatizace

Digitalizace přináší úlevu i v zákulisí – v administrativní oblasti, která často zabírá nejvíce času.

Systém dokáže automaticky exportovat data pro cizineckou policii ve formátu XML, čímž se celý proces nahrávání výkazů výrazně zjednoduší. Stejně funguje i výkaz pro Statistický úřad, který se automaticky vypočítá, předvyplní údaji o ubytovacím zařízení a odešle na pár kliknutí.

Management má díky reportingu v cloudu přístup k přehledům o provozu kdykoli a odkudkoli. Reporty se dají přizpůsobit na míru, nebo využít předdefinované přehledy – od obsazenosti přes tržby až po výkonnost jednotlivých oddělení. Data jsou vždy aktuální, spolehlivá a dostupná bez složitých exportů.

Toužíte i ve vašem provozu snížit míru stresu a byrokracie a mít více času na to, co má v hotelu skutečně hodnotu? Digitalizujte.

Hotel bez stresu – realita dneška

Technologie má hostu zjednodušit cestu, ne ji komplikovat. Naším cílem je, aby se hotely soustředily na to, co dělají nejlépe – vytváření zážitků.

Vize digitálního hotelu a chytré restaurace se naplňuje právě díky řešením, která spojují lidský přístup s moderní technologií. Řešení jako restaurační systém BLUEGASTRO, hotelový systém HOREC, mobilní číšník Kassandra či věrnostní systém Titan digitalizují celé spektrum hotelových a gastro procesů – od správy rezervací přes účtování až po reporting.

Hostům přinášejí komfort a bezstarostný zážitek, provozům, jakou je možná i ta vaše zase úsporu času, snížení nákladů a více klidu nejen během běžných, ale i hektičtějších dnů.

Chcete vědět, jak digitalizace dokáže změnit i váš provoz? Na stránce assecosolutions.sk a našem Asseco store najdete více o digitálních řešeních, které z hotelů a restaurací dělají moderní, efektivní a bezpapírové provozy – bez stresu.