Co musí firma reálně změnit kvůli e-faktuře?

V předchozích blozích jsme si vysvětlili, co je elektronická faktura a jak funguje její doručování. Nyní přichází nejpraktičtější otázka:
👉 Co se musí změnit přímo ve firmě?

Elektronická fakturace totiž nepředstavuje jen nový formát. Jde o změnu způsobu, jakým firma funguje v každodenní praxi.

🔄 Není to jen o faktuře. Je to o procesu

V současnosti ve firmách často funguje následující model:

vystavení faktury ➔ odeslání e-mailem ➔ manuální zpracování na straně příjemce

Od roku 2027 však platí, že všechny kroky musí být automatizované a vzájemně propojené

To v praxi znamená, že se mění celý proces:

vystavení ➔ odeslání ➔ přijetí ➔ zaúčtování ➔ archivace

🧾 1. Účetnictví a zpracování dokladů

Největší změna spočívá v tom, že faktury se již manuálně nepřepisují.

Systém musí být schopen:

• načíst elektronickou fakturu ve formátu XML
• automaticky ji zaúčtovat
• spustit schvalovací proces

💡 Účetnictví se tak posouvá od manuální práce k řízení kontroly a řešení výjimek.

💻 2. ERP a účetní systém

Váš systém musí být schopen:

• generovat elektronické faktury (XML v souladu s normou)
• přijímat elektronické faktury
• automaticky je zpracovat
• komunikovat s externími službami

👉 Starší systémy tyto požadavky často nedokážou splnit bez potřebných úprav nebo rozšíření.

🔗 3. Napojení na infrastrukturu

Firma musí být napojena na:

• digitálního „pošťáka“ (Access Point)
• síť PEPPOL
• relevantní externí systémy

To v praxi zahrnuje:

• správné nastavení identifikátorů partnerů
• směrování faktur
• zabezpečení technické komunikace mezi systémy

🧠 4. Interní procesy a schvalování

Změnit se musí i interní pravidla a odpovědnosti:

• kdo schvaluje faktury
• jakým způsobem probíhá kontrola
• kdo řeší případné chyby a výjimky

👉 Jelikož celý proces probíhá výrazně rychleji, je nezbytné mít pravidla jasně definovaná a nastavená předem.

🗂️ 5. Archivace

Zásadní změna spočívá v tom, že již nestačí archivovat pouze PDF dokumenty.

Firma potřebuje zajistit:

• archivaci elektronických faktur ve formátu XML
• jejich čitelnost po dobu 10 let od skončení účetního období
• integritu a neměnnost uložených dat

⚠️ Kde firmy dělají nejčastěji chyby?

Při přípravě na elektronickou fakturaci firmy často:

• podcení kvalitu dat (IČO, DIČ, adresy)
• zaměří se pouze na technologii, nikoliv na procesy
• nezačnou s testováním v dostatečném předstihu
• spoléhají na „pozdější řešení“

👉 Výsledkem je zbytečný stres těsně před termínem implementace.

🚀 Jak to zvládnout bez chaosu?

Dobrou zprávou je, že firma nemusí řešit všechny aspekty samostatně. Řešení od společnosti Asseco pomáhají pokrýt klíčové oblasti v rámci jednoho systému:

👉 Výsledek: firma nemusí měnit vše od základů – stačí se efektivně napojit na funkční a připravené řešení.

Vyřešte elektronickou fakturaci bez chaosu s Asseco Solutions

💡 Co to znamená v praxi?

• Bez vhodného řešení: IT oddělení řeší integrace, účetnictví řeší chyby, management řeší vzniklý chaos.
• S řešením jako QASIDA: systém automaticky zpracovává faktury, jednotlivé procesy jsou propojeny, firma funguje plynule a efektivně.

👉 Co bude následovat?

Teď už víte, co se musí ve firmě změnit. V další části se podíváme na:
👉 Jak se připravit krok za krokem – konkrétní plán implementace

Pokud nechcete řešit elektronickou fakturaci pod časovým tlakem, nejlepší je začít včas – ideálně s řešením, které pokrývá technologii i procesy v jednom.