1. Jsou firemní údaje aktuální a spolehlivé?

Kvalitní data jsou základním předpokladem pro správná rozhodnutí. Pokud informační systém obsahuje neaktuální kontakty, duplicitní záznamy nebo nesprávně nastavené údaje o zákaznících a dodavatelích, problémy se mohou přenášet do fakturace, účetnictví i reportingu.

Před novým rokem si proto zkontrolujte zejména:

• aktuálnost údajů o zákaznících a dodavatelích,
• duplicitní nebo neúplné záznamy,
• nastavení cen, slev a platebních podmínek,
• správnost údajů používaných v dokladech a reportech.

Proč na tom tak záleží? Čím spolehlivější údaje systém obsahuje, tím méně času zaměstnanci stráví opravami a ověřováním informací v jiných zdrojích.

2. Máte pod kontrolou finance, pohledávky a cash flow?

Mít dobré tržby je fajn, ale bez kontroly nad cash flow riskujete, že ačkoli na papíře vyděláváte, na účtu budete mít průvan. S přesným přehledem o financích nesplácíte dlhy na poslední chvíli, ale můžete svobodně plánovat investice a růst firmy.

V informačním systému si ověřte, zda umíte jednoduše:

• sledovat neuhrazené pohledávky a závazky,
• identifikovat faktury po splatnosti,
• porovnat plánované a skutečné náklady,
• získat aktuální přehled o finanční situaci firmy.

Pokud tyto informace získáváte z více tabulek nebo je musíte manuálně spojovat, může to být signál, že vaše procesy je třeba zjednodušit.

3. Odpovídají skladové zásoby a evidence majetku realitě?

Nesprávné skladové údaje mohou vést k zbytečným nákupům, chybějícímu zboží nebo problémům při plnění objednávek. Podobně je důležité mít aktuální evidenci firemního majetku a přehled o jeho pohybu.

Před koncem roku věnujte pozornost těmto oblastem:

• inventuře a rozdílům mezi evidencí a skutečností,
• položkám s nízkou obrátkou nebo nadměrnými zásobami,
• evidenci pohybu zboží a materiálu,
• aktuálnosti evidence dlouhodobého majetku.

Propojení skladového hospodářství, nákupu, prodeje a účetnictví pomáhá omezit duplicitní zapisování údajů a poskytuje lepší přehled o stavu firmy.

4. Které procesy stále děláte manuálně?

Přepisování údajů mezi vícero systémy, ruční vytváření reportů či opakované kontrolování týchž informací zabírají zaměstnancům čas, který by mohli věnovat důležitější práci.

Zkuste si zmapovat, kde ve firmě pravidelně obětujete čas:

• přepisování údajů z jednoho programu do druhého,
• vytváření dokumentů nebo reportů ručně,
• schvalování požadavků prostřednictvím e-mailů,
• hledání informací, které už existují v jiném systému.

Nemusíte automatizovat každý proces. Začněte tím, který se opakuje často, zatěžuje vícero lidí nebo způsobuje nejvíce chyb. I menší zlepšení může firmě ušetřit významné množství času.

5. Je váš systém připraven na legislativní a technologické změny?

Změny v legislativě a ve způsobu výměny obchodních dokumentů mohou ovlivnit každodenní fungování firmy. Jednou z témat, které se vyplatí sledovat, je elektronická fakturace.

Od roku 2027 se pravidla hry mění – elektronická fakturace vstupuje do ostré reality a dotkne se toho, jak posíláte a zpracováváte doklady. V Česku se nové povinnosti začínají uplatňovat už brzy. Konkrétní kroky závisí na tom, jaké transakce děláte, proto se vyplatí včas ověřit, co přesně platí pro vás.

Zkontrolujte si:

• zda sledujete legislativní změny relevantní pro vaši firmu,
• zda váš informační systém podporuje potřebné aktualizace a úpravy,
• jak budete přijímat, zpracovávat a odesílat elektronické doklady,
• zda jsou zaměstnanci obeznámeni s případnými změnami pracovních postupů.

Při elektronické fakturaci nestačí dívat se pouze na samotné vystavení faktury. Důležité je i navazující zpracování údajů a jejich propojení s účetnictvím a dalšími firemními procesy.

Aktuální informace najdete na stránkách příslušných úřadů a institucí .

6. Jsou přístupy, aktualizace a zálohování v pořádku?

Informační systém obsahuje údaje, bez kterých firma často nedokáže plynule fungovat. Proto se vyplatí zkontrolovat nejen jeho funkcionalitu, ale i způsob ochrany dat a připravenost na technické problémy.

Před novým rokem si ověřte:

• zda mají zaměstnanci přístup pouze k údajům, které potřebují,
• zda se systém a používané aplikace pravidelně aktualizují,
• zda se data pravidelně zálohují a zálohy jsou chráněné,
• zda víte ze zálohy skutečně obnovit potřebné údaje.

Samotná existence zálohy ještě nezaručuje, že se po incidentu podaří obnovit provoz. Občasné testování obnovy vám pomůže odhalit problémy dříve, než je budete muset řešit v kritické situaci.

7. Máte k dispozici reporty, které pomáhají rozhodovat?

Údaje v systému mají největší hodnotu tehdy, když z nich dokážete vyčíst, co se ve firmě skutečně děje. Nestačí vědět, kolik jste prodali nebo utratili. Užitečné je rozumět i tomu, proč se výsledky mění a kde vznikají příležitosti ke zlepšení.

Zkontrolujte, zda umíte jednoduše získat přehled například o:

• tržbách a nákladech podle období nebo střediska,
• ziskovosti zakázek, produktů či projektů,
• vývoji pohledávek a závazků,
• plnění plánů a klíčových ukazatelích firmy.

Dobrý reporting by měl poskytovat srozumitelné a aktuální informace bez zdlouhavého ručního zpracování. Díky tomu můžete rychleji reagovat na změny a rozhodovat se na základě dat, nikoli pouze odhadů.

Připravte firmu na rok 2027 včas

Příprava na nový rok nemusí znamenat velký technologický projekt. Často stačí odhalit několik slabých míst, uklidit data, zjednodušit vybrané procesy a ověřit, zda informační systém odpovídá aktuálním potřebám firmy.

Která z těchto sedmi oblastí vám dnes ve firmě zabírá nejvíce času nebo způsobuje nejvíce problémů? Právě tam může být největší prostor ke zlepšení.