Stává se to.
ERP projekt se rozběhl s nadějí, plán byl ambiciózní, systém sliboval mnoho. Ale něco se pokazilo. Přibyly termíny, napětí, frustrace… a nakonec zůstalo ticho. Projekt se zastavil.

V oblasti podnikového řízení je neúspěšná implementace ERP něčím, co organizace nechtějí zažít dvakrát. Ale právě druhý pokus často rozhoduje o tom, zda se z neúspěchu stane cenná zkušenost, nebo zdroj dlouhodobé stagnace či obtíží.

Možná to znáte z vlastní zkušenosti. A možná právě teď přemýšlíte, zda se k tomu vrátit, a pokud ano – jak se k tomu vrátit. Ale tak, aby to tentokrát skutečně vyšlo.

Už nechcete opakovat staré chyby. Nechcete hledat viníky. Chcete posunout vaši firmu vpřed, zautomatizovat procesy a zjednodušit práci zaměstnancům. Rozumně, zodpovědně a s partnerem, kterému můžete věřit.

My v Asseco Solutions takové příběhy slýcháme často. Proto jsme se rozhodli shrnout několik doporučení, která vám mohou pomoci nejen restartovat ERP projekt, ale proměnit ERP systém v hnací motor vašeho podnikání. Protože dobrý firemní systém dokáže více, než byste čekali.

Proč projekty selhávají? Hledejte příčiny, ne oběti.

Mnohé firmy po neúspěšné implementaci ERP systému hledají viníka. Byl to dodavatel? Interní tým? Nedostatek času? Tyto otázky jsou přirozené. Ale zároveň je důležité zamyslet se nad věcí i z jiného pohledu:
Co nám tento neúspěch ukázal o našem způsobu řízení, o procesech a o tom, jak přistupujeme ke změnám.

Nejprve si udělejte pořádek v tom, co (ne)fungovalo

Restartovat ERP projekt bez poctivé analýzy toho, co se dělo (nebo nedělo) v původní fázi, je jako léčit zlomenou kost Paralenem. Chvíli to možná nebolí, ale kost z toho nesroste. Skutečné uzdravení vyžaduje odbornou diagnózu, správně nastavený proces léčby a připravenost organismu (v našem případě firmy) opět fungovat v plném rozsahu. Opravdu je nutný komplexní přístup, který se podívá na vše od základů. Nejen na technické věci, ale i na komunikaci a připravenost lidí.

Reálný pokrok nastane až tehdy, když si firma začne klást upřímné, i když ne vždy příjemné otázky:

• Proč to nevyšlo?
• Byly problémy jen technické, nebo i komunikační?
• Věděli jsme přesně, co očekáváme? A věděl to i náš partner?

Mluvíme o důkladné revizi smluv, harmonogramů, odpovědností, rozhodovacích procesů a o otevřeném pohledu na vlastní připravenost zvládnout změnu. Taková analýza jde dál než běžné zpětné hodnocení. Ukazuje, co nebylo v souladu, kde chyběla důvěra, co bylo nastaveno nejasně nebo co se prostě přehlédlo.

Nezávislý pohled na celý kontext projektu často ukáže více než dlouhé retrospektivní meetingy. A právě na tomto bodě se dá postavit nový, pevnější základ.

Čtyři kroky, které rozhodují o úspěchu

1. Jste na to připraveni? Ale upřímně.

Než se znovu pustíte do implementace, ověřte si:

• Má vedení dostatečnou kapacitu a pozornost věnovat se projektu?
• Je ve firmě důvěra mezi týmy a vůle přijmout změny?
• Jsou procesní vlastníci ochotni převzít odpovědnost za svůj díl práce?

Pokud ne, pauza není slabost, ale projev zralého managementu. Připravit organizaci na změnu je stejně důležité jako zodpovědný výběr systému.

2. Shodují se vaše cíle s tím, co systém dokáže?

Znovupotvrzení cílů je důležité. Možná jste si před pár lety vybrali ERP kvůli digitalizaci výroby. Ale dnes řešíte jiné téma. Například efektivní zásobování, rychlejší plánování, lepší kontrolu kvality, zákaznický servis nebo přesnější finanční reporty. Váš byznys se mění. A možná je čas změnit i pohled na to, co od systému očekáváte.

Náš systém QASIDA je navržen tak, aby rostl s vámi. Je modulární, přizpůsobitelný a flexibilní pro různá odvětví.

3. Partner nebo prodejce? To je rozdíl.

Implementační partner, který vás zná, je rozdíl oproti někomu, kdo vám jen „dodá“ software.

Ptejte se:

• Porozuměl našemu byznysu?
• Pracoval s podobnými firmami?
• Pomohl nám zvládnout změny, nebo jen nasadil technologii?

Selhal původní partner proto, že neznal odvětví? Nastavil nereálné termíny? Ignoroval řízení změn?

Nespoléhejte na to, že „tentokrát to už bude lepší“. Pokud tyto faktory zůstanou stejné, stejné budou i výsledky.

V Asseco Solutions máme skvělé konzultanty, kteří kladou důraz na plánování, komunikaci a průběžnou kontrolu kvality. Jejich odbornost a ochotu chválí každý klient. Naši lidé nejen svými zkušenostmi pokrývají různá odvětví, ale jsou také partnery, kteří vás podpoří na každém kroku a pomohou zvládnout i ty nejnáročnější výzvy.

4. Komunikujte naplno a otevřeně

Restart není „bloudění“ po staré cestě, ale nový začátek.

Abyste se vyhnuli další kapitole nazvané zmatek a frustrace, je důležité, aby všichni zaměstnanci pochopili, co se změnilo, proč se to děje a co se od nich očekává.

Když komunikujete otevřeně a jasně, vzniká důvěra. A důvěra je základem úspěchu celého projektu.

A co potom? Když projekt znovu běží, věnujte mu pozornost

I po spuštění záleží na tom, co s ERP systémem uděláte. Není to jednorázový projekt, který můžete po nasazení odložit. Pokud má přinášet dlouhodobou hodnotu, potřebuje vaši pozornost. A občas i úpravy.

Jaké kroky se nám osvědčily?

✓ Dbejte na kvalitu a kontrolu. Nezávislé ověření řešení v klíčových fázích (během analýzy, testování či před samotným nasazením) vám může ušetřit spoustu času, energie i peněz. Někdy stačí pohled zvenčí, abyste si všimli, co uvnitř přehlížíte. Bývá to například zbytečně složitý workflow, který interní tým považuje za normální, ale externí konzultant okamžitě rozpozná jako zdroj budoucích chyb. Nebo jde o komplikované nastavení, které si zaměstnanci časem zvykli tolerovat, ale někdo zvenčí hned vidí, že to jde udělat jednodušeji.

✓ Podporujte manažery. Střední management má jednu z nejnáročnějších rolí. Propojovat vizi vedení s každodenní realitou. Pokud je na to dobře připravíte, celý projekt bude stabilnější a efektivnější. Nezapomeňte jim dát nástroje i důvěru.

✓ Sledujte směr. Firma se vyvíjí a ERP systém by měl růst s ní. Průběžně si ověřujte, zda stále podporuje vaše strategické cíle. A pokud ne, nebojte se ho upravit. Úspěch není v tom, že se nic nemění, ale že se systém umí přizpůsobit. V úspěšné firmě to přece žije a změny jsou vítané. Tyto změny by však měly probíhat hladce a bez výrazného omezení provozu. Pomůžeme vám.

I vám selhal ERP projekt? Udělejte z toho výhodu.

Znovu rozběhnout ERP projekt vyžaduje odvahu. Ale pokud se na to podíváte jako na nový start s lepší výbavou, může to být jedno z nejlepších rozhodnutí, které pro firmu uděláte.

My v Asseco Solutions věříme, že systém jako QASIDA ERP vám může pomoci nejen zjednodušit procesy, ale také obnovit důvěru v to, že změna může být přínosem.

Pokud vás oslovilo to, co jste právě četli, ozvěte se nám. Jsme připraveni být pro vás tím nejlepším partnerem a proměnit tento další pokus v opravdu úspěšnou změnu.

Napište nám na info@assecosol.sk. QASIDA ERP – systém pro větší firmy nebo QASIDA START – systém pro malé a střední podniky může být přesně to, co vaše firma právě potřebuje.