Jak vystavit fakturu v éře povinné e-faktury?

Vyměňte ruční a nepřehlednou fakturaci za jednoduché a organizované zpracování dokladů v aplikaci QASIDA Invoice Manager.

Faktura je doklad, kterým podnikatel účtuje zákazníkovi za dodané zboží nebo službu. Aby byla správná, musí obsahovat základní údaje o dodavateli, odběrateli, fakturovaném plnění, ceně a platbě.

Přesný rozsah údajů závisí také na tom, zda jste plátcem nebo neplátcem DPH. V praxi si však u každé faktury zkontrolujte především tyto údaje:

Při ruční fakturaci lze mnoho věcí omylem přepsat. Stačí zapomenout změnit číslo faktury, datum, údaje klienta nebo částku. A právě tehdy se z jednoduché administrativy stává problém, který vás zbytečně připravuje o čas.

Vystavení faktury nemusí být složité. Důležité je mít správné údaje, jasně uvedené položky a spolehlivý způsob odeslání dokladu zákazníkovi.

Největší změna spočívá v tom, že faktura už nemá být pouze dokumentem, který si člověk otevře a přečte. U e-faktury jde o strukturovaný elektronický doklad, který dokáže zpracovat software.

To znamená, že údaje z faktury není nutné ručně přepisovat. Systém dokáže automaticky pracovat s dodavatelem, odběratelem, částkami, DPH i dalšími údaji.

Důležité je také to, že PDF zaslané e-mailem není automaticky e-fakturou. PDF je především vizuální dokument. E-faktura je datový doklad ve standardizovaném formátu XML.

V praxi proto nestačí mít pěknou šablonu faktury. Potřebujete řešení, které dokáže fakturu vytvořit a odeslat ve správném elektronickém formátu.

Pro běžnou fakturaci může být PDF stále praktické. Zákazník si jej může otevřít, uložit nebo poslat účetnímu. Problém je, že samotné PDF nesplňuje požadavky na elektronickou fakturu ve strukturovaném formátu XML.

Proto je dobré rozlišovat:

Vystavujete dnes faktury v Excelu nebo Wordu? Při malém počtu dokladů vám to může fungovat. Do budoucna však budete potřebovat jistotu, že dokážete fakturu vytvořit také v elektronickém formátu.

Ne každý živnostník bude muset od 1. 1. 2027 vystavovat e-faktury. Rozhodující bude především to, zda je plátcem DPH a komu fakturuje.

Pokud je živnostník plátcem DPH a vystavuje faktury jiným firmám nebo podnikatelům v České republice, měl by se na povinnou elektronickou fakturaci připravit včas.

Pokud živnostník není plátcem DPH, povinnost vystavovat e-faktury se ho v první fázi zpravidla týkat nemusí. To však neznamená, že se ho e-fakturace vůbec nedotkne. Určitě bude potřebovat umět přijmout elektronickou fakturu od dodavatele, který ji bude povinen odeslat prostřednictvím sítě Peppol.

Proto je rozumné používat fakturační řešení, které zvládne nejen běžné faktury, ale i elektronické faktury, až to bude potřeba.

V první fázi se má povinná e-fakturace v České republice týkat především plátců DPH při tuzemských transakcích. Zjednodušeně řečeno jde o situace, kdy český plátce DPH fakturuje jinému českému podnikatelskému subjektu.

Mnoho malých firem nefakturuje pouze jedním směrem. Jednou vystaví fakturu firmě, jindy fyzické osobě. Někdy jde o plátce DPH, jindy o neplátce. Právě proto je důležité, aby fakturační program zvládal B2B i B2C fakturaci.

QASIDA Invoice Manager podporuje fakturaci firmám i občanům. V jedné aplikaci můžete řešit faktury pro obchodní partnery i zákazníky – fyzické osoby.

U faktur pro fyzické osoby můžete využít také QR platbu Pay by Square. Zákazník si QR kód načte v mobilním bankovnictví a úhrada je pro něj jednodušší.

Fakturace přímo souvisí s penězi. Pokud systém nefunguje, může zpomalit vystavování faktur, přijímání plateb i zpracování dokladů.

Pokud se připravíte včas, získáte více času na otestování nového způsobu fakturace, menší riziko stresu před termínem, pořádek v údajích o klientech, jednodušší příjem faktur od dodavatelů, lepší přehled o vystavených a uhrazených fakturách a méně ručního přepisování.

E-faktura nemusí být jen legislativní povinností. Při správném řešení může být také příležitostí, jak si zjednodušit fakturaci.

Čím dříve si nový způsob fakturace vyzkoušíte, tím méně stresu budete řešit v době, kdy začne platit nová legislativa.

Nemusíte měnit celý systém. Pokud dnes používáte jednoduchý fakturační nástroj, Excel nebo řešení, které nepodporuje Peppol, můžete si vybrat aplikaci, která vám pomůže zvládnout nové požadavky bez velkého IT projektu.

QASIDA Invoice Manager je cloudová aplikace, která funguje prostřednictvím webového prohlížeče. Nepotřebujete vlastní server, hardware ani lokální instalaci. Stačí internet a můžete pracovat z kanceláře, z domova i na cestách.

V jednom řešení můžete vystavovat faktury firmám i občanům, pracovat jako plátce i neplátce DPH, odesílat faktury e-mailem nebo přes Peppol a přijímat faktury od dodavatelů.

QASIDA Invoice Manager je určen pro živnostníky a malé firmy. Pomáhá s každodenní fakturací a zároveň má integrovanou podporu pro elektronické faktury prostřednictvím sítě Peppol.