Jak vybrat ERP systém: 10 otázek před implementací, které rozhodnou o úspěchu, nebo chaosu

Výběr ERP systému je rozhodnutí na 10 až 15 let. Nejdražší ERP není ten, který koupíte, ale ten, který budete za pár let měnit znovu.

Když firma začne řešit, že její současný systém už nestačí, většinou to není rozhodnutí jednoho dne. Nejdříve se ozve účetní, že stejné údaje zadává na dvou místech. Potom skladník, že nevidí, co má kolega v druhé provozovně. A nakonec ředitel, který chce vědět, jak je na tom firma – a musí to poskládat ze tří různých excelů.

V tom momentě naskočí otázka: co teď?

Trh nabízí desítky řešení. Každý dodavatel tvrdí, že právě to jeho je to pravé. Rozlišit dobré rozhodnutí od špatného neuděláte přes prospekty a demo ukázky – ale přes správné otázky. Ty, které si položíte sami sobě, ještě předtím, než komukoliv zavoláte.

Z desítek implementací ERP systémů víme, kde firmy nejčastěji udělají chybu. Většinou ne při výběru funkcí, ale při těchto deseti otázkách, které si buď nepoložily vůbec, nebo příliš pozdě.

1. Co nám dnes konkrétně nefunguje a co nás to stojí?

Ne co bychom chtěli mít navíc. Ale co nás každý den brzdí.

Firmy, které si na tuto otázku neodpoví konkrétně, skončí tak, že si koupí systém plný funkcí a jejich původní problém zůstane nevyřešen. Pokud neumíš pojmenovat bolest, neumíš ani ověřit, zda ji nové řešení skutečně léčí.

Zkuste si to vyčíslit: kolik hodin týdně ztrácejí vaši lidé zbytečnými manuálními kroky? Kolik chyb vzniká proto, že údaje nejsou na jednom místě? Toto nejsou abstraktní otázky. Jsou to peníze, které vám každý měsíc odtékají, aniž byste to viděli na faktuře.

2. Jak u nás informace skutečně cestují?

ERP systém se dotýká celé firmy – skladu, obchodu, účetnictví, výroby, personalistiky. Problém nastává tehdy, když si každé oddělení myslí, že nový systém je pro ty druhé.

Před výběrem jakéhokoli řešení si nakreslete, jak dnes informace ve vaší firmě cestují. Kdo co zadává. Kdo co potřebuje vidět. Kde vznikají zbytečné kroky. Tento obraz je cennější než jakýkoli seznam požadavků a odhalí vám propojení, o kterých jste ani nevěděli, že existují.

Když si nakreslíte, jak u vás data reálně proudí, odhalíte propojení, o kterých jste dříve ani netušili.

3. Kde chceme být za tři roky?

Systém, který vám dnes stačí, nemusí stačit za tři roky. Plánujete otevřít další provozovnu? Vstoupit na nový trh? Změnit způsob prodeje?

Z praxe víme, že firmy, které si vyberou systém „na teď,“ jej po pěti letech mění a druhá implementace je vyjde dráž než první, protože musí řešit i přenos dat, změnu procesů i zaškolení lidí nanovo. Dvakrát zaplatíte za to, co jste jednou podcenili.

4. Kdo to bude používat každý den?

Systém si nevybírá IT oddělení ani šéf. Systém používá skladník, obchodník, účetní, vedoucí směny. A pokud jim nové řešení nesedí, budou ho obcházet – vlastními tabulkami, papíry, paralelními seznamy.

Viděli jsme implementace za statisíce eur, kde lidé po roce stále pracovali v excelu – protože se jich nikdo nezeptal, co potřebují. Zapojte je do výběru od začátku. Ne proto, aby rozhodovali, ale proto, abyste věděli, co jim má usnadnit práci.

5. Co se stane s daty, která jsme roky sbírali?

Každá firma má za sebou roky záznamů – zákazníků, faktury, historii skladových pohybů. Otázka není jen „dostaneme nový systém,“ ale „co se stane se vším, co jsme dosud nasbírali?“

V praxi vidíme firmy, které při přechodu přijdou o část historie nebo ji mají v nečitelné podobě. To znamená problémy při daňové kontrole, při reklamacích, při rozhodování na základě dat. Pokud to dodavatel neumí konkrétně vysvětlit ještě před podpisem smlouvy, je to varovný signál.

6. Kolik nás to bude opravdu stát?

Cena systému a skutečná cena přechodu jsou dvě rozdílné věci. Kromě licencí nebo měsíčního předplatného je třeba počítat se zaškolením lidí, s poklesem výkonu v prvních týdnech, s úpravami procesů, s časem vašich lidí, kteří budou projekt vést vedle běžné práce.

Pokud to podceníte, zaplatíte za implementaci dvakrát. Jednou dodavateli, podruhé ve ztraceném čase a chaosu ve firmě. Žádejte od dodavatele úplný obraz nákladů, nejen cenu licence.

7. Co když něco nebude fungovat?

Žádná implementace neproběhne bez překážek. Otázka není, zda nastane problém, ale kdo vám ho pomůže vyřešit a jak rychle.

Kdo bude váš kontakt? Jak rychle někdo zvedne telefon? Je podpora v češtině a rozumí specifikům českého účetnictví a legislativy? Když se něco zasekne uprostřed měsíční uzávěrky, toto je právě to, na čem záleží nejvíc. Reference od jiných zákazníků vám řeknou víc než jakákoli prezentace.

8. Je to systém pro firmy jako my, nebo je to „zmenšený“ systém pro velké?

Velký rozdíl je mezi systémem, který vznikl pro korporace a později byl zjednodušen pro menší firmy, a systémem navrženým přímo pro firmy vašeho typu a odvětví.

První obvykle nabízí množství toho, co nikdy nevyužijete, a chybí mu to, co skutečně potřebujete. Druhý zná vaše problémy, protože je řeší u stovek podobných zákazníků každý den. Ptejte se: kolik firem z vašeho odvětví daný systém reálně používá?

9. Zvládne to růst spolu s námi bez další výměny?

Flexibilita systému není marketingové slovo. Je to rozdíl mezi řešením, které vám slouží pět let, a řešením, které vám slouží patnáct.

Konkrétně to znamená: můžeme přidat nové uživatele bez zásadního prodražení? Můžeme připojit nový sklad, pobočku, e-shop? Můžeme změnit proces bez toho, abychom museli platit za vývoj na míru? Tyto otázky si položte teď. Ne až v momentě, kdy budete růst skutečně řešit.

10. Jsme na takovou změnu jako firma připraveni?

Toto je otázka, kterou si většina firem neklade. A přitom rozhoduje o tom, zda implementace dopadne dobře, nebo špatně.

Změna systému není jen technická záležitost. Je to změna způsobu, jakým vaši lidé každý den pracují. Někdo to musí vést, koordinovat, komunikovat. Pokud to nikdo nemá v popisu práce a každý to řeší vedle běžných povinností, projekt se prodlouží, lidé se vyčerpají a výsledek bude bolestivý bez ohledu na to, jak dobrý systém jste si vybrali.

Dobrý dodavatel vám s přípravou pomůže. Ale ochota změnit se musí přijít zevnitř firmy.

Správné otázky vám ušetří roky problémů

Výběr ERP systému není nákup softwaru. Je to rozhodnutí o tom, jak bude vaše firma fungovat následující roky: jak rychle budete umět reagovat, jak přesné budete mít informace, jak dobře budou spolupracovat vaše týmy.

Firmy, které si tyto otázky položí předem, implementují rychleji, levněji a s mnohem menším stresem. Ty, které je přeskočí, na to obvykle doplácejí – časem, penězi nebo obojím najednou.

Rádi si s vámi těchto 10 otázek projdeme osobně a ukážeme, kde máte největší rizika ještě předtím, než se rozhodnete. Konzultace je bezplatná a bez závazků.