Jak si udržet tempo a motivaci při implementaci ERP: 5 malých vítězství, která vám pomohou postupovat dál

Implementace komplexního ERP systému se dá přirovnat k rekonstrukci kuchyně. Na začátku je nadšení, krásné vizualizace a velké plány. Po týdnu zjistíte, že jíte z plastových talířů, máte prach i tam, kde byste ho nečekali, a obyvatelé domácnosti začínají být nervózní. Ale vydržíte to, protože máte vizi, a tak se dočkáte momentu, kdy je projekt dokončený. Najednou se vaří rychleji, snadněji a v kuchyni se konečně cítíte tak, jak jste vždy chtěli. Jídla uvařená v takové kuchyni jsou neporovnatelně lepší a pověst o vašich kuchařských schopnostech se šíří do světa.

​Trochu jsme to přehnali, ale chceme na tomto příkladu demonstrovat, jak vypadá zavedení ERP systému. Na začátku jste na nervy, ale kdo vydrží až do konce, získá nenahraditelného pomocníka, který zlepší všechny firemní procesy.

​Zavedení komplexního systému je komplexní záležitost a trvá ještě o něco déle než rekonstrukce kuchyně.

​Jak to vydržet a nezastavit se?

​Jednoduše – malými, ale smysluplnými kroky, které týmu ukážou, že projekt postupuje. V angličtině se tomu říká quick wins – malá vítězství, která dokážou udržet dynamiku i tehdy, když velké změny ještě nejsou hotové.

​Zde je 5 příkladů takových „malých vítězství“, která mohou výrazně pomoci při ERP projektu:

​1. Začněte s jednoduchým reportem ještě před spuštěním systému

Není nutné čekat, až bude vše hotové. Pokud už máte vyčištěná data, můžete z nich vytvořit jednoduchý přehled. Například o zásobách, prodejích či zákaznících.

I když je to jen dočasné řešení, tým uvidí, že práce na projektu přináší reálný výsledek. Zároveň si ověříte, zda máte kvalitní data a jak s nimi lidé umí pracovat.

​2. Zjednodušte jeden otravný proces, který všichni znají

Každá firma má nějaký opravdu „otravný“ proces, který každý nenávidí. Například komplikované schvalování docházky, které jinak perfektně vyřeší QASIDA Mobile, nebo ruční zapisování účtenek (využijte raději naši QASIDA OCR aplikaci a dostaňte je do systému během sekundy).

Zkuste si vybrat jeden takový proces a upravit ho tak, aby byl jednodušší – a to ještě před plnou automatizací.

Například:

• ​zavést jednoduché formuláře na schvalování,
• ​nastavit rychlé schvalování výdajů e-mailem,
• ​nebo něco jiného 😊 

​Uživatelé hned uvidí rozdíl a získáte si jejich důvěru.

​3. Otestujte uživatelská oprávnění v jednom oddělení

ERP systém často obsahuje různé role a oprávnění, tedy kdo co může vidět, měnit nebo schvalovat. Pokud se to nechá na poslední chvíli, vzniká chaos.

Proto doporučujeme:

• vybrat jedno oddělení (např. finanční),
• otestovat na něm nastavení přístupů,
• a sbírat zpětnou vazbu.

Pomůže vám to doladit bezpečnost systému a zároveň si vychováte interní „ambasadory změny“, kteří budou později pomáhat ostatním.

4. Vyzkoušejte školení na jeden jednoduchý proces předem

Nemusíte čekat, až bude celý systém připravený. Stačí si vybrat jednu běžnou činnost, například zadání nového dodavatele, a natrénovat ji na malé skupině uživatelů.

Potom sledujte:

• zda si informace zapamatovali,
• jaké měli otázky,
• co by jim pomohlo lépe pochopit systém.

Takové školení nemusí zabrat moc času a tyto poznatky využijete při finálním školení všech zaměstnanců. Zároveň ukážete, že se věci hýbou a záleží vám na tom, aby byli všichni informováni.

5. Použijte nový systém na reálné rozhodnutí managementu

Pokud ERP systém nastavujete například pro výrobu, využijte ho hned na něco konkrétního, třeba rozhodnutí o tom, které výrobky ponechat v portfoliu nebo jak nastavit ceny.

Nemusí to být dokonalé, stačí, když v testovacím prostředí ukážete simulaci a pomůžete managementu lépe se rozhodnout.

Výsledek? Manažeři přestanou vnímat ERP jako „nutné zlo“, ale jako nástroj, který už nyní přináší hodnotu.

Jak využít malá vítězství naplno?

Ne každé rychlé zlepšení je skutečně přínosné. Aby mělo vítězství smysl, potřebuje:

• být propojeno s reálným zlepšením procesů,
• podpořit změnu chování (nejen „na oko“),
• být kompatibilní s tím, co bude fungovat i po spuštění do ostrého provozu,
• a hlavně: být prezentováno jako dočasný experiment/testování, ne jako finální řešení.

Je také důležité, aby se o těchto vítězstvích vědělo, zejména mezi managementem. Když vaši lídři uvidí výsledky, budou projekt více podporovat a motivovat ostatní.

Proč se vyplatí zabývat se těmito „malými“ vítězstvími?

Představte si zavádění nového firemního systému jako triatlon. Je to souhra více disciplín, které je třeba zvládnout postupně a vytrvale. Pokud tým nezaznamená v prvních fázích alespoň drobné úspěchy, rychle ztratí motivaci a energii. Proto je důležité najít příležitosti na brzká, jednoduchá vítězství, která:

• ukážou, že projekt postupuje,
• ověří důležité předpoklady,
• zapojí lidi,
• udrží vedení aktivně zainteresované.

Máte-li pocit, že váš projekt stagnuje, možná stačí jen malý krok správným směrem. A s tím vám v Asseco Solutions umíme pomoci.

Chcete ve vaší firmě zavést komplexní systém? Ptáte se, jak si vybrat správný ERP systém? Nebo jen potřebujete poradit, než se rozhodnete? Kontaktujte nás na info@assecosol.com nebo vyplňte formulář „Mám zájem“. Jsme si jisti, že to nebudete litovat.