Jak se připravit na e-fakturu krok za krokem – konkrétní plán implementace

Z předchozích blogů víte, co se mění. Víte, jak to funguje. Teď přichází nejdůležitější část: Jak se na elektronickou fakturaci reálně připravit – krok za krokem?

Protože rozdíl mezi hladkým průběhem a chaosem na konci roku těsně před spuštěním e-fakturace povinně do praxe spočívá právě v kvalitní přípravě.

🧭 Krok 1: Analyzujte, jak fungujete dnes

Začněte od reálného fungování ve vaší firmě.

Zmapujte si:

• jak vystavujete faktury
• jak probíhá jejich schvalování
• jakým způsobem je odesíláte
• jak přijímáte faktury od dodavatelů
• jak probíhá účtování
• kde a jak archivujete doklady

👉 Cílem je pochopit, které oblasti bude potřeba upravit nebo změnit.

🔍 Krok 2: Identifikujte slabá místa

Po analýze si položte klíčové otázky:

• kde dnes vznikají chyby?
• kde se údaje ručně přepisují?
• kde dochází ke zpožděním?
• které procesy jsou závislé na konkrétních osobách?

👉 Právě tyto oblasti představují místa, kde elektronická fakturace přinese největší přínos a zlepšení.

🧾 Krok 3: Dejte do pořádku data

Jde o jeden z nejvíce podceňovaných kroků.

Zkontrolujte:

• IČO, DIČ a IČ DPH obchodních partnerů
• adresy
• duplicity v databázi
• správnost identifikátorů

👉 Při elektronické fakturaci platí: nekvalitní data = nedoručená faktura

💻 Krok 4: Připravte systém (ERP/účetní systém)

Ověřte si, zda váš systém:

• dokáže generovat elektronické faktury ve formátu XML
• podporuje požadovaný standard
• umožňuje přijímání e-faktur
• zvládá automatizované zpracování

👉 Pokud tyto požadavky nesplňuje, bude nutné zvážit:

• upgrade stávajícího systému
• implementaci nového modulu
• nebo využití externího řešení

🔗 Krok 5: Zajistěte napojení na infrastrukturu

Bez této části elektronická fakturace nebude fungovat.

Potřebujete zajistit:

• digitálního „pošťáka“ (Access Point)
• přístup do sítě PEPPOL prostřednictvím tohoto pošťáka
• správné nastavení identifikátorů

👉 Jde o technicky nejnáročnější část implementace.

🧪 Krok 6: Testujte (ale důkladně)

Před ostrým nasazením je nezbytné celý proces důkladně otestovat:

• otestujte vystavování faktur
• otestujte jejich odesílání
• otestujte přijímání
• zkontrolujte správnost účtování
• testujte i ve spolupráci s obchodními partnery

👉 Ideálním řešením je spuštění pilotního provozu před plným nasazením.

👥 Krok 7: Připravte lidi a procesy

Samotná technologie nestačí – klíčovou roli hrají i lidé a nastavení procesů.

Je potřeba:

• zaškolit účetní oddělení
• upravit interní směrnice
• nastavit schvalovací procesy
• informovat obchodní partnery

👉 Zaměstnanci musí přesně vědět, co se mění a jak se jich to dotkne.

🚀 Nasazení do provozu

Po ukončení testování následuje ostré nasazení:

• spusťte produkční provoz
• průběžně sledujte procesy
• řešte vzniklé problémy
• dolaďujte detaily

👉 První týdny jsou klíčové pro stabilizaci celého řešení.

⚠️ Kolik času si na to vyhradit

Doporučení z praxe: začít ideálně minimálně 6 měsíců před povinným termínem. Podle aktuálních informací by měla být pilotní provozní fáze dostupná přibližně 3 až 6 měsíců před ostrým nasazením, což poskytuje prostor pro testování a doladění řešení.

Proč je důležité začít včas:

• integrace vyžadují čas
• testování odhalí potenciální problémy
• zaměstnanci potřebují čas na adaptaci

🚀 Jak si to výrazně zjednodušit

Celý tento plán může působit náročně. A také je – pokud ho řešíte „na zelené louce“.

Systém QASIDA od společnosti Asseco Solutions však dokáže výrazně zjednodušit více kroků najednou:

🔧 Technická připravenost

• generuje elektronické faktury ve správném XML formátu
• zajišťuje validaci dat
• řeší napojení na PEPPOL i digitálního „pošťáka“

🔗 Integrace

• elektronická fakturace je nativní součástí ERP systému Qasida
• umožňuje automatizované odesílání a přijímání faktur přímo v rámci jednoho systému
• zajišťuje jednotné zpracování dat bez potřeby externích propojení

⚙️ Implementace

• zkracuje čas implementace
• snižuje riziko chyb
• eliminuje potřebu řešit technické detaily

👉 V praxi to znamená, že místo budování řešení od nuly firma implementuje hotový a ověřený systém.

💡 Realita: rozdíl mezi připravenou a nepřipravenou firmou

Nepřipravená firma:

• řeší problémy na poslední chvíli
• má nekvalitní nebo neúplná data
• nestíhá testování a ladění procesů

Připravená firma:

• má jasně nastavené procesy
• využívá systém, který funguje automatizovaně
• zvládne přechod na elektronickou fakturaci plynule a bez komplikací

Připravte se na elektronickou fakturaci správně a včas s odbornou pomocí Asseco Solutions

👉 Co bude následovat?

Nyní už máte k dispozici konkrétní plán, jak se připravit. V další části se podíváme na Nejčastější chyby při elektronické fakturaci a jak se jim vyhnout.

Pokud chcete přejít na elektronickou fakturaci bez stresu, nejlepší je začít už teď – ideálně s řešením, které pokrývá technologii i procesy v jednom.