Jak přesvědčit zaměstnance, aby přestali používat Excel?

Zbavte se jednou provždy chyb z ručního přepisování dat

Pokud vás zaujal nadpis tohoto blogu, pravděpodobně vaši práci „obohacují“ desítky excelových tabulek, které se hemží chybami. Zaměstnanci v nich chtě nechtě přepisují data, která mají málo společného s realitou. Množství času tak věnujete pátrání po správné informaci, a když ji najdete, nemůžete si jí být jistí. Chaos, který dokáže způsobit lidský faktor v jedné rozsáhlé tabulce, by byl trochu moc i na Sherlocka Holmese. Možná by si dokonce přivolal na pomoc Watsona. A přesně proto jsme tu i my.

Pátrání po správných číslech při nesprávné evidenci

V mnoha firmách se setkáváme s tím, že zaměstnanci stále používají Excel pro plánování, sledování výroby, finanční výkazy či reporting. I když je Excel flexibilní a většina lidí ho ovládá, při jeho používání mimo oficiální systémy se často stává, že se údaje duplicitně přepisují, vznikají chyby, informace se liší a firma postupně ztrácí přehled i čas.

Jak tedy docílit toho, aby tým přestal používat excelové listy a neobcházel tak ERP systém nebo jiný oficiální systém? Připravili jsme pro vás 5 konkrétních tipů, které vám pomohou dostat Excel ven ze hry a zavést firemní systém do každodenní praxe. Výsledkem bude méně ručního přepisování a s tím souvisejících chyb. Získáte jistotu, že čísla, se kterými pracujete, jsou aktuální a správná.

1. Identifikujte, proč zaměstnanci používají Excel

Předtím, než se pokusíte změnit chování, potřebujete pochopit motivaci zaměstnanců. Toto jsou typické důvody, proč bývá Excel upřednostňován:

• Je rychlý a mají ho pod kontrolou – zaměstnanci si v tabulce umí data hned upravit bez zdlouhavého čekání na otevření a přepis v systému. Mají pocit, že systém je pomalý nebo nedokáže řešit specifické situace.
• Dá se přizpůsobit – seřadit, filtrovat nebo zvýraznit data podle vlastních potřeb je lákavé a dává pocit kontroly nad tím, co je pro ně nejdůležitější.
• Systém není dostatečně pochopen – zaměstnanci nejsou dobře zaškoleni na práci v systému, neznají všechny možnosti ERP systému, a tak důvěřují raději svým tabulkám.
• Chybějí jasná pravidla – když není zřejmé, kdo má zpracovat data, schválit čísla nebo udělat report, zaměstnanci často sahají po Excelu, protože jim umožňuje dělat věci samostatně a rychle. Získávají tím pocit, že alespoň oni mají přehled a kontrolu nad situací. 

Co je třeba udělat?

Někdy je řešení velmi jednoduché – stačí jen trocha času na rozhovor se zaměstnanci. V praxi se ukazuje, že krátká diskuse nebo interní průzkum dokážou odhalit, proč zaměstnanci obcházejí systém, a zároveň díky nim získáte cenné podklady pro zlepšení procesů. Pojmenovaný problém se odstraňuje mnohem snadněji. Zkuste začít tímto způsobem a uvidíte, kde jsou skutečné překážky.

2. Sjednoťte procesy a stanovte jasná pravidla

Jedním z nejčastějších důvodů, proč zaměstnanci sahají po Excelu, je to, že každý pracuje trochu jinak. Jiné postupy platí na různých odděleních nebo pobočkách, údaje se zapisují rozdílnými způsoby a není jasné, která verze je správná.

Co je třeba udělat?

• Definujte jednotné workflow, které platí pro všechny.
• Určete vlastníky procesů a dat – tedy kdo je zodpovědný za jejich správnost a aktualizaci.
• Zajistěte jednotné šablony a reporty přímo v systému. 

Když zaměstnanci vidí, že systém je jasný, přehledný a funguje stejně pro všechny, snižuje se potřeba využívat Excel jako „záchranný kruh“.

3. Investujte do školení a podpory

V mnoha firmách je ERP systém formálně zaveden, ale zaměstnanci ho využívají jen částečně. Často jsou při práci s ním nejistí, neznají jeho možnosti a nemají se na koho obrátit. V takových situacích automaticky sahají po starém dobrém Excelu.

Co je třeba udělat?

• ​Investujte do praktických školení zaměřených na každodenní úkoly zaměstnanců.
• Stanovte superuživatele – kolegy, kteří systém ovládají lépe a umějí pomoci ostatním.
• Vyhraďte čas na průběžnou kontrolu a určete, kdo ji bude vykonávat. Zaměstnanci tak získají jistotu, že se mají na koho obrátit i po spuštění systému. 

Tip: kombinujte školení s krátkými videonávody a FAQ na intranetu.

4. Komunikujte přínosy a motivujte tým

Změnu chování nelze dosáhnout jen příkazem. Zaměstnanci musí jasně vidět, jaké výhody jim nový systém přináší v každodenní práci:

• Méně manuální práce a méně chyb – už nebudete přepisovat stejné údaje do Excelu.
• Lepší kontrola nad daty a reporting – všechny informace jsou na jednom místě a aktuální.
• Rychlejší rozhodování díky aktuálním a ověřeným datům – díky ověřeným datům budete vědět, jak jednat hned, bez dohledávání. 

Motivace nemusí být jen finanční. Úspěchy lze oceňovat i uznáním či malými odměnami, nebo sledováním konkrétních KPI přímo v systému, aby každý viděl, že jeho práce má reálný dopad.

5. Sledujte pokrok a podporujte pozitivní návyky

Proces vedoucí ke změně chování nelze nastavit jednou a pustit z hlavy. Aby se Excel vykořenil nebo se používal jen v případech, kdy je to logické, dělejte tyto kroky:

1. Sledujte používání systému
   Zjistěte, kdo aktualizuje data v ERP a kdo ještě používá Excel pro reporty. Pravidelné sledování ukáže, kde systém ještě není naplno využíván. 
2. Oceňujte správné používání
   Pochvalte zaměstnance, kteří systém využívají správně. Uznání motivuje ostatní a jasně ukazuje konkrétní přínos ERP pro každodenní práci. 
3. Řešte obcházení systému
   Pokud někdo stále používá Excel, zjistěte důvod – může jít o neznalost, složité workflow nebo zažité zvyky. Pomocí školení, mentorů nebo upraveného workflow tyto obcházky odstraňte. 

Evidujte data v ERP systému a s pátráním po správných datech se můžete rozloučit

Změna chování je postupný proces – cílem je, aby zaměstnanci ERP používali jako první volbu, a Excel se stal jen doplňkovým nástrojem tam, kde to opravdu dává smysl. S pátráním po datech se tak konečně můžete rozloučit. 😊

Pokud se vám tyto kroky podaří dodržet, ERP systém nebo jiný oficiální firemní systém se stane spolehlivým nástrojem. Excel přestane být první volbou a zůstane jen doplňkovým nástrojem tam, kde to opravdu dává smysl.

Odměnou za vaši snahu bude spolehlivý systém, přehledná data a procesy, které snižují chyby způsobené lidským faktorem. Budete mít jistotu při každém rozhodnutí a přehled, který vám usnadní každodenní práci.

Topíte se v chaosu a nevíte si rady? Kontaktujte nás a rádi vám povíme o tom, jak s ním bojujeme my prostřednictvím řešení z ekosystému QASIDA.