Jak ERP systém zjednodušuje každodenní procesy ve firmě

Ráno otevřete jeden systém.
Nemusíte přepínat mezi aplikacemi, porovnávat údaje s excelovou tabulkou ani hledat, která verze je vlastně správná. Zní to jako drobnost, ale ve skutečnosti je to pomoc, která je opravdu osvobozující. Právě toto je jeden z hlavních přínosů ERP systému. Ale zdaleka ne jediný.

Moderní ERP řešení spojují data, procesy i lidi do jednoho funkčního celku a pomáhají firmě fungovat plynuleji – každý jeden den.

Všechna data na jednom místě

Centralizace dat je sice často používaná fráze, ale její dopad je velmi konkrétní. ERP systém shromažďuje klíčové informace do jednoho prostředí a zároveň se propojuje s nástroji, které již ve firmě používáte. Například s CRM, e-shopem, skladovým či mzdovým systémem, případně bankovními moduly.

Jak to potom vypadá? Data se automaticky synchronizují, nepřepisují se ručně a systém funguje jako přirozený mozek firmy, který má vždy aktuální obraz o tom, co se děje.

Transparentnost a přehlednost dat

Kvalitní ERP systém poskytuje firmě přehled. Nejen manažerský, ale i operativní. Je tvůrcem a udržovatelem pořádku. Na jednom místě vidíte, kde se firma nachází, co funguje dobře a kde se začínají objevovat problémy. V praxi můžete jednoduše sledovat například:

• výkonnost jednotlivých oddělení,
• stav skladových zásob,
• finanční toky a fakturaci,
• projekty a úkoly napříč týmy. 

Kolikrát jste čekali na kolegu z IT, který jediný umí stáhnout jakžtakž přesný report? Nebo jste si možná říkali: „Počkáme na měsíční výkaz… už jen dva týdny a uvidíme, jak na tom jsme…“. S ERP systémem vám takové čekání nehrozí. Vše je dostupné online a v reálném čase. Ne odpoledne, ne až se kolega vrátí z dovolené a ne za 2 týdny. Stačí pár kliknutí a hotovo.

Automatizace rutinních úkolů

Jednou z dalších skvělých výhod ERP systému je, že odbřemení zaměstnance od opakované rutiny.

Znáte ten pocit, když polovinu dne trávíte přepisováním údajů mezi tabulkami, kontrolou zásob nebo vystavováním faktur, a nakonec si i tak nejste úplně jistí, zda to máte dobře?

ERP tyto činnosti zjednodušuje, zrychluje a zabezpečuje spolehlivější výsledek. Párkrát kliknete a data se automaticky zpracují – bez zdlouhavého přepisování a chyb, které vznikají při ruční práci.

Pro menší firmy je v tomto směru ideální volbou QASIDA START. Přináší stejné principy efektivity jako plnohodnotný ERP systém QASIDA ERP, ale v rozsahu a jednoduchosti, která odpovídá každodenní realitě menšího týmu. Navíc je QASIDA START dostupná ve 3 balíčcích: Účetní, Standard a Komplet. Vyberete si ten, který nejvíce odpovídá vašim potřebám a platíte jen za to, co potřebujete.

Propojení s dalšími systémy bez chaosu

V úvodu jsme již nastínili, že podstatou dobrého ERP systému jsou data na jednom místě. Aby však toto „jedno místo“ opravdu fungovalo, jednotlivé nástroje ve firmě potřebují spolu komunikovat. I takto ERP systém nabývá své výsledné podoby – spojuje CRM, e-shop, sklad, mzdy či účetnictví do jednoho propojeného celku. Díky tomu každý ve firmě pracuje se stejnými, aktuálními daty. 

ERP systém zajistí, že všichni zaměstnanci pracují se stejnými daty

V praxi to znamená, že:

• data se vám budou pěkně synchronizovat mezi CRM a fakturací,
• zásoby se budou automaticky přepočítávat mezi skladem a e-shopem,
• mzdové a účetní údaje se budou aktualizovat, aniž byste je museli ručně přepisovat.

Namísto zdlouhavého přepisování nebo neustálého ověřování si můžete být jisti, že vše funguje správně a informace jsou přesně tam, kde je právě potřebujete. ERP systém tak eliminuje chaos a zajišťuje, že firma má vždy spolehlivý přehled.

Reporting jako základ každodenního řízení

Mrazí vás, když slyšíte slovo reporting? Nejste sami. Většina manažerů si představí hromadu čísel, zdlouhavé výkazy a nekonečné porovnávání údajů. V ERP systému však reporting není povinným zlem. Je přirozenou součástí práce a reálnou oporou při rozhodování.

Správné reporty vám ukáží, jak se firmě daří právě teď. Pomohou odhalit místa, kde zbytečně unikají peníze, a ukáží produkty, zákazníky či procesy, které firmu skutečně posouvají dopředu.

Největší výhodou je, že reporty jsou jednoduché a přehledné, takže se v nich snadno vyznáte. Už nemusíte porovnávat údaje z více zdrojů ani lovit informace z různých excelů nebo systémů – vše je jasné a připravené k použití.

ERP systém jako nástroj, nikoli povinnost

Dobrý ERP systém není administrativní zátěž. Je to nástroj, který zjednodušuje každodenní procesy, přináší přehled a umožňuje firmě růst s jistotou. Správná data totiž neukazují jen čísla. Ukazují směr.

Mnohé firmy však vnímají zavedení ERP systému jako náročný a bolestivý proces, který znamená velké změny a hodně práce navíc. Pravda je, že to tak být nemusí. Při správném nastavení, rozumném rozsahu a postupném zavádění se dá ERP implementovat přirozeně – bez chaosu a zbytečného stresu.

ERP systém mění práci s daty. Z povinnosti, jakou je reporting, udělá funkční nástroj, a to nejen pro velké firmy, ale i pro menší byznys.

Hledáte způsob, jak posunout vaši firmu dál bez zbytečného chaosu? Ozvěte se nám na info@assecosol.com a rádi vám pomůžeme zorientovat se v možnostech během nezávazné konzultace.